Archiefdeskundige

 

Globaal

Titel

Archiefdeskundige

Definitie

Het implementeren van het analoog en digitaal archiefbeleid en het coördineren van een team, een afdeling of een project binnen een archief teneinde de gebruikers een optimale dienstverlening te bezorgen en de maatschappelijke rol en de doelstellingen van het archief te realiseren.

Niveau

5

Jaar van erkenning

2018

Activiteiten

Opsomming competenties

Basisactiviteiten
  • 1. Bouwt deskundigheid op
    • Verwerkt vakgerichte of vakspecifieke informatie en speelt hierop in
    • Volgt opleidingen
    • Neemt deel en werkt mee aan studiedagen, werkgroepen, colloquia
    • Brengt werkbezoeken aan andere archieven
    • Wisselt ervaringen en informatie uit met collega’s binnen en buiten de eigen organisatie
    • Doet voorstellen voor eigen vorming en opleiding
  • 2. Adviseert de archiefvormer bij het informatiebeheer (co 02738)
    • Werkt klassementen uit, implementeert deze en stuurt ze bij om de kwaliteit ervan te behouden of te verbeteren
    • Stelt richtlijnen en beheersregels op voor het informatiebeheer
    • Helpt bij het efficiënt organiseren van de informatie
    • Begeleidt archiefvormers bij de opmaak en de implementatie van informatiebeheerplannen
  • 3. Implementeert de interne kwaliteitszorg (co 02739)
    • Evalueert de werking en de dienstverlening
    • Formuleert beleidsgericht advies ter verbetering van de werking of de dienstverlening, zowel op eigen initiatief als op vraag van het management
    • Signaleert knelpunten met betrekking tot informatiebeheer en reikt oplossingen aan
  • 4. Begeleidt en controleert de verwerving van archieven (K160102 Id7227-c)
    • Stelt modellen en procedures op voor verwerving van archief en legt ze voor ter goedkeuring
    • Implementeert modellen en procedures voor verwerving van archief
    • Adviseert over de verwerving van archieven in functie van het collectieprofiel
    • Toetst aangeboden externe archieven aan het collectieprofiel en adviseert over de meest aangewezen bewaarinstelling indien het archief niet in de eigen instelling thuishoort.
    • Ondersteunt overdrachten en verwervingen
  • 5. Implementeert het inhoudelijke en intellectuele beheer (beschrijven, bewaren, selecteren) (K160102 Id11383-c)
    • Voert contextueel onderzoek uit naar structuren, werkprocessen en archiefvorming van de archiefvormers
    • Stelt modellen en procedures op voor selectie van archief en legt ze voor ter goedkeuring
    • Implementeert modellen en procedures op voor selectie van archief
    • Zorgt voor een heldere structuur en ordening van de archieven
    • Ordent en beschrijft het archief volgens de afspraken geldend binnen de instelling en in overeenstemming met de internationale standaarden
    • Analyseert bestaande processen en informatiestromen en adviseert over bijsturing indien nodig
  • 6. Beheert de fysieke informatie (co 02740)
    • Organiseert het logistieke beheer in het depot
    • Ziet toe op schoning van de documenten, in overeenstemming met geldende richtlijnen
    • Ziet toe op vernietiging van de documenten, in overeenstemming met geldende richtlijnen
    • Ziet toe op de bewaarcondities in de bewaarplaats (verpakking, klimatologische omstandigheden…)
    • Signaleert knelpunten en stelt verbeteringen voor in verband met de preservering en de conservering van de stukken
    • Stelt bij schade aan archiefstukken een geschikte behandeling voor, indien nodig op basis van extern advies
    • Volgt de uitvoering van de behandeling op en controleert het resultaat ervan
  • 7. Beheert de digitale informatie (K160102 Id19525-c)
    • Ziet toe op opslag, migratie en bewerking van digitale archiefbestanden
    • Houdt de digitale informatie toegankelijk, bv. d.m.v. een archiefbeheersysteem
    • Controleert de goede werking van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
    • Signaleert problemen met het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
    • Implementeert richtlijnen en maatregelen voor digitale duurzaamheid
    • Werkt samen met informatici aan de goede werking en verdere ontwikkeling van de software om de digitale duurzaamheid te garanderen
  • 8. Organiseert het interne en het externe gebruik van de informatie in het archief (co 02741)
    • Houdt toezicht op de geautoriseerde toegang tot het digitale en het fysieke archief in overeenstemming met de geldende wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, auteursrecht…)
    • Organiseert de leeszaalwerking
    • Adviseert en begeleidt interne en externe archiefgebruikers en verwijst door indien nodig
    • Werkt een dienstverleningspakket uit met de nodige procedures, legt deze voor ter goedkeuring en implementeert ze
  • 9. Organiseert vormingen op maat van archiefvormers en archiefgebruikers (co 02742)
    • Gaat via zijn netwerk na welk bruikbaar instructie- en begeleidingsmateriaal al beschikbaar is
    • Ontwikkelt instructie- en begeleidingsmateriaal op maat van de doelgroep rekening houdend met de evoluties en aangepast aan de werkomgeving
    • Ontwikkelt en geeft vorming en informatiesessies op maat van de doelgroep
    • Past zijn communicatie en didactiek aan aan de doelgroep
    • Sensibiliseert archiefvormers en geeft instructies en advies m.b.t. een goed archiefbeheer
  • 10. Coördineert en organiseert activiteiten en/of projecten voor een ruimer publiek (K160102 Id18323-c)
    • Bouwt een netwerk uit met relevante partners uit cultuur, welzijn, onderwijs, onderzoek…, met het oog op samenwerking rond projecten en activiteiten (rondleidingen, educatieve activiteiten, tentoonstellingen, publicaties…)
    • Zoekt actief naar onderwerpen en manieren om erfgoedgemeenschappen, het publiek of specifieke doelgroepen te bereiken in functie van de doelstellingen en de maatschappelijke opdracht van de archiefinstelling
    • Ontwikkelt en coördineert activiteiten voor specifieke doelgroepen, zowel op vraag als in open aanbod
    • Raamt de kosten van de activiteit of het project en blijft binnen het toegekende budget
    • Organiseert de communicatie en de promotie van de activiteit of het project
    • Evalueert de activiteit of het project inhoudelijk en organisatorisch en stuurt bij waar nodig
  • 11. Leidt operationeel een (project)team (co 02743)
    • Begeleidt het personeel, de stagiairs en de vrijwilligers bij de taakuitvoering
    • Werkt mee aan werving en selectie van nieuwe medewerkers van het team
    • Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
    • Bevordert de teamgeest
    • Doet voorstellen voor vorming, training en opleiding voor de medewerkers
    • Zorgt ervoor dat het team resultaatsgericht en planmatig werkt
    • Zorgt voor doorstroming van opgebouwde deskundigheid
    • Doet voorstellen ter verbetering van het personeelsbeleid
    • Spoort de medewerkers aan om zich te gedragen volgens de 'Beroepscode voor archivarissen' en andere interne gedragscodes

Beschrijving competenties/activiteiten a.d.h.v. de descriptorelementen

Kennis

  • Basiskennis van principes van actieve conservatie
  • Basiskennis van PR en marketingprincipes
  • Kennis van de principes van klantgerichtheid
  • Kennis van communicatiekanalen- en technieken
  • Kennis van de sector en van de beroepscode
  • Kennis van de organisatie, haar werkingsgebied en haar doelgroepen
  • Kennis van bestaande collectie- en gebruikersprofielen
  • Kennis van de informatiebronnen
  • Kennis van de principes, de vormen en de toepassing van formele en inhoudelijke ontsluiting
  • Kennis van principes, criteria en normen voor verwerven, schonen en vernietigen van documenten
  • Kennis van kantoorsoftware, internettoepassingen en sociale media
  • Kennis van principes, criteria en normen voor preventieve conservatie
  • Kennis van relevante wetgeving
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van het duurzaam beheer van digitale bestanden
  • Kennis van groepsdynamiek
  • Kennis van integrale kwaliteitszorg
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van budgetbeheer
  • Kennis van technieken voor het leiden van een team
  • Kennis van didactiek
  • Kennis van de relevante marktsectoren
  • Kennis van de recentste ontwikkelingen op het gebied van archief- en documentbeheersystemen en van informatiesystemen
  • Kennis van projectmanagement

Cognitieve vaardigheden

  • Het kunnen opstellen van rapporten
  • Het kunnen samenwerken met de verschillende diensten van de organisatie waarvan men deel uitmaakt
  • Het kunnen opstellen van een begroting, gebaseerd op de verschillende geplande uitgavenposten
  • Het kunnen implementeren van het intellectuele en inhoudelijke beheer
  • Het kunnen beheren van de fysieke archiefbestanden
  • Het kunnen beheren van de digitale archiefbestanden
  • Het kunnen organiseren van het intern en het externe gebruik van de informatie in het archief
  • Het kunnen maken van een planning binnen uitgestippeld beleid: tijd, mensen en middelen
  • Het kunnen beheren van het toegekende budget en het kostenefficiënt kunnen werken
  • Het kunnen opvolgen en evalueren van de kwaliteit van het uitgevoerde werk/de dienstverlening
  • Het kunnen meewerken bij werving en selectie van nieuwe medewerkers
  • Het kunnen voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
  • Het kunnen samenwerken met deskundigen om analyses om te zetten in concrete toepassingen (ICT…)
  • Het kunnen overleggen met medewerkers individueel en in team, het kunnen inhoudelijk aansturen en hen stimuleren om zelf oplossingen te vinden en om hun eigen functioneren te versterken
  • Het kunnen analyseren van de processen die toegang bieden tot interne en/of externe informatiebronnen
  • Het kunnen analyseren van processen bij archiefvormers
  • Het kunnen input leveren voor beleidsnota’s (collectieplan, marketingplan…)
  • Het kunnen delen van kennis en met collega’s binnen en buiten de organisatie
  • Het kunnen zorgen voor doorstroming van opgebouwde deskundigheid
  • Het kunnen uitwerken van een dienstverleningspakket
  • Het kunnen actief zoeken naar onderwerpen waarmee en manieren waarop het publiek of specifieke doelgroepen bereikt kunnen worden in functie van de doelstellingen en de maatschappelijke opdracht van het archief
  • Het kunnen initiatief nemen om samen te werken met interne en externe partners rond projecten en activiteiten
  • Het kunnen onderhandelen en opvolgen van contracten
  • Het kunnen opbouwen van de eigen deskundigheid
  • Het kunnen opvolgen van de vakgerichte, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en het hierop kunnen inspelen (wisselt ervaringen uit met collega’s, verwerkt vakgerichte informatie, bezoekt andere archieven, volgt opleidingen…)
  • Het kunnen uitbouwen van een netwerk dat relevant is voor het realiseren van de doelstellingen (vertegenwoordigers van (potentiële) gebruikers, (potentiële) partners, beslissingsmakers, sleutelfiguren, interne en externe deskundigen, leveranciers…)
  • Het kunnen opbouwen van kennis door deel te nemen aan studiedagen, vakverenigingen en samenwerkingsverbanden
  • Het kunnen uitwerken van procedures voor de dienstverlening in het archief
  • Het kunnen bijdragen aan studiedagen, werkgroepen, colloquia
  • Het kunnen implementeren van beleidsnota’s
  • Het kunnen ontwikkelen van vormingen op maat van de archiefgebruikers en -vormers
  • Het kunnen ontwikkelen en innoveren van producten en diensten van de archiefdienst met het oog op een verhoging van de toegankelijkheid van het informatieaanbod
  • Het kunnen afstemmen van de planning op de vaardigheden van de medewerkers, op de duur en volgorde van de opdrachten en het kunnen rekening houden met wijzigende omstandigheden
  • Het kunnen zorgen voor een infrastructuur aangepast aan de noden van de collectie en de gebruikers
  • Het kunnen discreet omgaan met informatie

Probleemoplossende vaardigheden

  • Het kunnen succesvol sturen en implementeren van veranderingen op basis van veranderstrategieën
  • Het kunnen rekening houden bij het nemen van beslissingen met haalbaarheid, functionaliteit, veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kostprijs, nieuwe ontwikkelingen, wetgeving…
  • Het kunnen doen van voorstellen om de inkomsten te vergroten (inclusief het zoeken naar ad hoc of externe financiering)
  • Het kunnen bevorderen van de teamgeest en het kunnen oplossen van spanningen en problemen tussen medewerkers
  • Het kunnen doen van voorstellen ter verbetering van het beleid (personeel, investering preservatie en conservatie, collectie…)
  • Het kunnen adequaat reageren op klachten
  • Het kunnen actief op zoek gaan naar mogelijkheden om werkprocessen en dienstverlening te optimaliseren
  • Het kunnen ontwikkelen of participeren in innovatieve (onderzoeks)projecten (nationaal of internationaal)
  • Het kunnen verbeteren van de klantgerichtheid en de toegankelijkheid
  • Het kunnen voorstellen aandragen voor de verbetering van de werkprocessen bij archiefvormer
  • Het kunnen beantwoorden van gespecialiseerde inhoudelijke vragen
  • Het kunnen overtuigen van archiefvormers om hun informatie goed te organiseren

Motorische vaardigheden

  • Het deskundig hanteren van alle archiefdragers, in het bijzonder voor kwetsbare archiefdragers (bijvoorbeeld het dragen van katoenen handschoen bij kwetsbaar materiaal, de handen wassen na het raadplegen van een (mogelijk) met schimmel aangetast archiefstuk,…)
  • Het hanteren van lasten

Omgevingscontext

  • Het beroep wordt uitgeoefend in een archief- of informatiedienst, in een cultureel-erfgoedorganisatie of in een administratie
  • De beroepsbeoefenaar is alert voor en anticipeert op maatschappelijke, technologische en juridische ontwikkelingen en de impact daarvan op de rol van het archief
  • De beroepsbeoefenaar moet kunnen omgaan met een grote verscheidenheid aan archiefgebruikers
  • Het beroep wordt uitgeoefend in samenspraak met de archivaris en meerdere betrokkenen binnen en buiten de organisatie
  • De beroepsbeoefenaar moet een breed netwerk aan relevante partners uit cultuur, welzijn, onderwijs en onderzoek binnen en buiten de eigen organisatie uitbouwen en in stand houden
  • De beroepsbeoefenaar moet voortdurend open staan voor nieuwe technologische ontwikkelingen (internet, sociale media, tablets, digitaal documentbeheer…)

Handelingscontext

  • Het werk impliceert de hantering van lasten
  • De beroepsbeoefenaar beheert zowel analoge als digitale informatie
  • De uitoefening van het beroep vereist het zorgvuldig omgaan met kwetsbare materialen
  • De beroepsbeoefenaar gaat om met een breed gamma aan apparatuur en software
  • De beroepsbeoefenaar komt vaak in contact met archiefvormers en archiefgebruikers
  • De beroepsbeoefenaar moet voeling hebben met zijn team zodat hij de medewerkers kan stimuleren en bijsturen waar nodig
  • De beroepsbeoefenaar geeft blijk van doorgedreven initiatief en leergierigheid bij het opzetten van projecten, activiteiten en onderzoek
  • Het beroep vereist een voeling met het doelpubliek in het kader van informatiebeheer- en ontsluiting

Autonomie

Is zelfstandig in
  • het begeleiden en instrueren van gebruikers
  • het coördineren en organiseren van activiteiten en projecten
  • het opbouwen en onderhouden van een relevant netwerk
  • het coördineren en evalueren van de dagelijkse werking van de organisatie
  • het operationeel leiden van een (project)team of (gespecialiseerde) afdeling
  • het uitbouwen van het informatieaanbod
  • het optimaliseren van de toegankelijkheid van de informatie
  • het organiseren van de interne kwaliteitszorg volgens het uitgestippelde beleid van de archivaris
Is gebonden aan
  • het beleid van de archivaris
  • de opdrachten en taakverdeling zoals bepaald door de archivaris in functie van de missie en de doelstellingen van het archief
  • de missie en de doelstellingen van de (overkoepelende) organisatie
  • de 'Beroepscode voor archivarissen' en andere interne gedragscodes
  • de relevante wetgeving
  • de relevante internationale standaarden
Doet beroep op
  • De archivaris
  • Informatici

Verantwoordelijkheid

  • Het opbouwen van deskundigheid
  • Het adviseren van de archiefvormer bij het informatiebeheer
  • Het implementeren van een interne kwaliteitszorg
  • Het begeleiden en controleren van de verwerving van archieven
  • Het implementeren van een inhoudelijke en intellectuele beheer (beschrijven, bewaren, selecteren)
  • Het beheren van de fysieke informatie
  • Het beheren van de digitale informatie
  • Het organiseren van het interne en het externe gebruik van de informatie in het archief
  • Het organiseren van vormingen op maat van archiefgebruikers en archiefvormers
  • Het coördineren en organiseren van activiteiten en/of projecten voor een ruimer publiek
  • Het operationeel leiden van een (project)team

Attesten

Wettelijke attesten

Geen

Bijkomende attesten

Geen

Instapvoorwaarden

Geen