Archiefdeskundige

Globaal

Titel

Archiefdeskundige

Definitie

Het implementeren van het analoog en digitaal archiefbeleid en het coördineren van een team, een afdeling of een project binnen een archief teneinde de gebruikers een optimale dienstverlening te bezorgen en de maatschappelijke rol en de doelstellingen van het archief te realiseren.

Niveau (VKS en EQF)

5

Jaar van erkenning

versie 1, 2018

Competenties

Opsomming competenties

• Competentie 1:
  Bouwt deskundigheid op
  • Verwerkt vakgerichte of vakspecifieke informatie en speelt hierop in
  • Volgt opleidingen
  • Neemt deel en werkt mee aan studiedagen, werkgroepen, colloquia
  • Brengt werkbezoeken aan andere archieven
  • Wisselt ervaringen en informatie uit met collega’s binnen en buiten de eigen organisatie
  • Doet voorstellen voor eigen vorming en opleiding
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 2:
  Adviseert de archiefvormer bij het informatiebeheer
  • Werkt klassementen uit, implementeert deze en stuurt ze bij om de kwaliteit ervan te behouden of te verbeteren
  • Stelt richtlijnen en beheersregels op voor het informatiebeheer
  • Helpt bij het efficiënt organiseren van de informatie
  • Begeleidt archiefvormers bij de opmaak en de implementatie van informatiebeheerplannen
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 3:
  Implementeert de interne kwaliteitszorg
  • Evalueert de werking en de dienstverlening
  • Formuleert beleidsgericht advies ter verbetering van de werking of de dienstverlening, zowel op eigen initiatief als op vraag van het management
  • Signaleert knelpunten met betrekking tot informatiebeheer en reikt oplossingen aan
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 4:
  Begeleidt en controleert de verwerving van archieven
  • Stelt modellen en procedures op voor verwerving van archief en legt ze voor ter goedkeuring
  • Implementeert modellen en procedures voor verwerving van archief
  • Adviseert over de verwerving van archieven in functie van het collectieprofiel
  • Toetst aangeboden externe archieven aan het collectieprofiel en adviseert over de meest aangewezen bewaarinstelling indien het archief niet in de eigen instelling thuishoort.
  • Ondersteunt overdrachten en verwervingen
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 5:
  Implementeert het inhoudelijke en intellectuele beheer (beschrijven, bewaren, selecteren)
  • Voert contextueel onderzoek uit naar structuren, werkprocessen en archiefvorming van de archiefvormers
  • Stelt modellen en procedures op voor selectie van archief en legt ze voor ter goedkeuring
  • Implementeert modellen en procedures op voor selectie van archief
  • Zorgt voor een heldere structuur en ordening van de archieven
  • Ordent en beschrijft het archief volgens de afspraken geldend binnen de instelling en in overeenstemming met de internationale standaarden
  • Analyseert bestaande processen en informatiestromen en adviseert over bijsturing indien nodig
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 6:
  Beheert de fysieke informatie
  • Organiseert het logistieke beheer in het depot
  • Ziet toe op schoning van de documenten, in overeenstemming met geldende richtlijnen
  • Ziet toe op vernietiging van de documenten, in overeenstemming met geldende richtlijnen
  • Ziet toe op de bewaarcondities in de bewaarplaats (verpakking, klimatologische omstandigheden…)
  • Signaleert knelpunten en stelt verbeteringen voor in verband met de preservering en de conservering van de stukken
  • Stelt bij schade aan archiefstukken een geschikte behandeling voor, indien nodig op basis van extern advies
  • Volgt de uitvoering van de behandeling op en controleert het resultaat ervan
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 7:
  Beheert de digitale informatie
  • Ziet toe op opslag, migratie en bewerking van digitale archiefbestanden
  • Houdt de digitale informatie toegankelijk, bv. d.m.v. een archiefbeheersysteem
  • Controleert de goede werking van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
  • Signaleert problemen met het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
  • Implementeert richtlijnen en maatregelen voor digitale duurzaamheid
  • Werkt samen met informatici aan de goede werking en verdere ontwikkeling van de software om de digitale duurzaamheid te garanderen
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 8:
  Organiseert het interne en het externe gebruik van de informatie in het archief
  • Houdt toezicht op de geautoriseerde toegang tot het digitale en het fysieke archief in overeenstemming met de geldende wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, auteursrecht…)
  • Organiseert de leeszaalwerking
  • Adviseert en begeleidt interne en externe archiefgebruikers en verwijst door indien nodig
  • Werkt een dienstverleningspakket uit met de nodige procedures, legt deze voor ter goedkeuring en implementeert ze
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 9:
  Organiseert vormingen op maat van archiefvormers en archiefgebruikers
  • Gaat via zijn netwerk na welk bruikbaar instructie- en begeleidingsmateriaal al beschikbaar is
  • Ontwikkelt instructie- en begeleidingsmateriaal op maat van de doelgroep rekening houdend met de evoluties en aangepast aan de werkomgeving
  • Ontwikkelt en geeft vorming en informatiesessies op maat van de doelgroep
  • Past zijn communicatie en didactiek aan aan de doelgroep
  • Sensibiliseert archiefvormers en geeft instructies en advies m.b.t. een goed archiefbeheer
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 10:
  Coördineert en organiseert activiteiten en/of projecten voor een ruimer publiek
  • Bouwt een netwerk uit met relevante partners uit cultuur, welzijn, onderwijs, onderzoek…, met het oog op samenwerking rond projecten en activiteiten (rondleidingen, educatieve activiteiten, tentoonstellingen, publicaties…)
  • Zoekt actief naar onderwerpen en manieren om erfgoedgemeenschappen, het publiek of specifieke doelgroepen te bereiken in functie van de doelstellingen en de maatschappelijke opdracht van de archiefinstelling
  • Ontwikkelt en coördineert activiteiten voor specifieke doelgroepen, zowel op vraag als in open aanbod
  • Raamt de kosten van de activiteit of het project en blijft binnen het toegekende budget
  • Organiseert de communicatie en de promotie van de activiteit of het project
  • Evalueert de activiteit of het project inhoudelijk en organisatorisch en stuurt bij waar nodig
• met inbegrip van kennis:

• Competentie 11:
  Leidt operationeel een (project)team
  • Begeleidt het personeel, de stagiairs en de vrijwilligers bij de taakuitvoering
  • Werkt mee aan werving en selectie van nieuwe medewerkers van het team
  • Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
  • Bevordert de teamgeest
  • Doet voorstellen voor vorming, training en opleiding voor de medewerkers
  • Zorgt ervoor dat het team resultaatsgericht en planmatig werkt
  • Zorgt voor doorstroming van opgebouwde deskundigheid
  • Doet voorstellen ter verbetering van het personeelsbeleid
  • Spoort de medewerkers aan om zich te gedragen volgens de 'Beroepscode voor archivarissen' en andere interne gedragscodes
• met inbegrip van kennis:

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Attesten en voorwaarden