Archiefmedewerker

Globaal

Titel

Archiefmedewerker

Definitie

Het uitvoeren van digitale en analoge archiveringsprocessen zoals selecties, schoning en materieel archiefbeheer teneinde de gebruikers een optimale dienstverlening te bezorgen en de maatschappelijke rol en de doelstellingen van het archief te helpen realiseren.

Niveau (VKS en EQF)

3

Jaar van erkenning

versie 2, 2020

Competenties

Opsomming competenties

• Competentie 1:
  Bouwt deskundigheid op
  • Leest vakgerichte informatie
  • Volgt de maatschappelijke ontwikkelingen op
  • Volgt opleidingen
  • Bezoekt andere archieven
  • Wisselt ervaringen en informatie uit met collega’s binnen en buiten de eigen organisatie
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van criteria en normen voor het behoud van (erfgoed)materialen
  • Basiskennis van digitaliseringstechnieken
  • Basiskennis van digitale informatietechnologie (bestandsformaten, software die binnen de organisatie wordt gebruikt…)
  • Basiskennis van de relevante wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet…)
  • Kennis van de sector en van de beroepscode
  • Kennis van de informatiebronnen binnen en buiten de eigen archiefdienst

• Competentie 2:
  Verzorgt het contact met de gebruikers
  • Onthaalt en registreert de gebruikers
  • Informeert de gebruiker over de werking van de archiefdienst en over de inhoud van de archieven
  • Informeert de gebruiker over het ter beschikking stellen van de stukken en de eventuele (juridische) beperkingen daarop
  • Wijst de gebruiker op de meest aangewezen zoekstrategie en bronnen
  • Houdt toezicht in de leeszaal
  • Haalt aangevraagde archiefstukken uit en plaatst ze terug na gebruik
  • Beantwoordt vragen, via e-mail of telefoon of in de leeszaal
  • Voert de bruikleenadministratie uit
  • Vraagt door om de (achterliggende) (informatie)behoefte te kunnen achterhalen
  • Verwijst door bij een vraag waarop hij/zij geen antwoord weet (zowel binnen als buiten de organisatie)
  • Past de communicatie aan aan de gebruiker(s)
  • Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie van de gebruiker en de organisatie
  • Voert routineopzoekingen uit in het archief
  • Gebruikt kantoorsoftware
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van de relevante wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet…)
  • Kennis van klantgericht handelen
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van archief- en informatiebeheersystemen
  • Kennis van de sector en van de beroepscode
  • Kennis van gebruikte collectie- en gebruikersprofielen
  • Kennis van zoekmethoden en -technieken
  • Kennis van zoekgedrag van gebruikers
  • Kennis van de informatiebronnen binnen en buiten de eigen archiefdienst
  • Kennis van archiefapplicaties voor bruikleenadministratie
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 3:
  Ondersteunt buiten de archiefbewaarplaats de archiefvormer bij het informatiebeheer
  • Helpt bij de implementatie van klassementen en mappenstructuren
  • Onderhoudt klassementen en mappenstructuren
  • Controleert of men klasseert conform de richtlijnen
  • Bereidt overdrachten voor
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van digitale informatietechnologie (bestandsformaten, software die binnen de organisatie wordt gebruikt…)
  • Basiskennis van de relevante wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet…)
  • Kennis van klantgericht handelen
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van archief- en informatiebeheersystemen
  • Kennis van controle- en verzorgingstechnieken voor bewaring

• Competentie 4:
  Ondersteunt het verwervingsproces en werkt mee aan de ontsluiting van het archief
  • Verwerkt verwervingen administratief en controleert ze op volledigheid
  • Assisteert bij het uitvoeren van controles, migraties en veiligheidsmaatregelen bij de opname van digitale bestanden
  • Ordent archief volgens het vastgelegde ordeningsplan of archiefschema
  • Legt formele en inhoudelijke elementen (metadata) vast in de daarvoor bestemde systemen om de doorzoekbaarheid van de archieven te vergroten
  • Gebruikt apparaten en systemen voor opslag en registratie
  • Voert kwaliteitscontrole uit bij digitaliseringsopdrachten volgens de geldende procedures en richtlijnen
  • Gebruikt archiefbeheersystemen en/of informatiebeheersystemen
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van criteria en normen voor het behoud van (erfgoed)materialen
  • Basiskennis van digitaliseringstechnieken
  • Basiskennis van digitale informatietechnologie (bestandsformaten, software die binnen de organisatie wordt gebruikt…)
  • Basiskennis van de relevante wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet…)
  • Kennis van gebruikte collectie- en gebruikersprofielen
  • Kennis van zoekgedrag van gebruikers
  • Kennis van criteria en normen voor verwerven, selecteren en verwijderen van materialen
  • Kennis van controle- en verzorgingstechnieken voor bewaring
  • Kennis van plaatsingssystemen
  • Kennis van archiefapplicaties voor bruikleenadministratie
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 5:
  Schoont het archief en voert selecties uit
  • Verwijdert schadelijke elementen en vervangt ze indien nodig door duurzame materialen
  • Verwijdert tijdelijke bestanden (systeembestanden, back-up-versies…), pakt gecomprimeerde bestanden uit en controleert op niet ondersteunde formaten.
  • Verwijdert stukken die niet bij het archief horen, zoals blanco’s en dubbels
  • Stelt lijsten op van te vernietigen stukken en legt deze ter goedkeuring voor
  • Zondert stukken af die voor vernietiging in aanmerking komen volgens de richtlijnen en aan de hand van selectielijsten
  • Registreert de vernietiging van archiefstukken na het bekomen van de nodige autorisaties en voert ze uit
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van criteria en normen voor het behoud van (erfgoed)materialen
  • Basiskennis van de relevante wetgeving (privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet…)
  • Kennis van criteria en normen voor verwerven, selecteren en verwijderen van materialen
  • Kennis van controle- en verzorgingstechnieken voor bewaring
  • Kennis van plaatsingssystemen
  • Kennis van archiefapplicaties voor bruikleenadministratie
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 6:
  Volgt het vastgelegde plaatsingssysteem in de archiefbewaarplaats op
  • Plaatst archief volgens het gebruikte plaatsingssysteem
  • Controleert de plaatsing van archiefstukken volgens het plaatsingssysteem en corrigeert indien nodig
  • Rapporteert ontbrekende archiefstukken
  • Ziet toe op orde en netheid in de archiefbewaarplaats
  • Houdt de plaatsingsadministratie en de (depot)inventaris actueel
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van archief- en informatiebeheersystemen
  • Kennis van controle- en verzorgingstechnieken voor bewaring
  • Kennis van plaatsingssystemen
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 7:
  Voert materieel archiefbeheer uit
  • Voert de elementaire materiële verzorging van het archief uit, in overleg met de archivaris of de archiefdeskundige, zoals het ontstoffen, adequaat verpakken…
  • Controleert de bewaarcondities in de bewaarplaats: temperatuur, luchtvochtigheid, verpakking…
  • Detecteert en signaleert schade aan archiefstukken, zoals schimmels, vochtplekken, sporen van insecten of knaagdieren…)
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van materialen
  • Basiskennis van criteria en normen voor het behoud van (erfgoed)materialen
  • Kennis van controle- en verzorgingstechnieken voor bewaring

• Competentie 8:
  Functioneert binnen de organisatie
  • Verzamelt en reageert op signalen over de dienstverlening
  • Doet voorstellen ter verbetering van de werking of dienstverlening
  • Ondersteunt activiteiten en projecten
  • Werkt resultaatsgericht en planmatig
  • Neemt deel aan intern dienstoverleg
  • Maakt afspraken met collega's over de werkorganisatie
  • Gedraagt zich in overeenstemming met de beroepscode
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van de sector en van de beroepscode
  • Kennis van gebruikte collectie- en gebruikersprofielen

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Attesten en voorwaarden