Assistent - productie podiumkunsten/audiovisueel

Kennis

• Basiskennis conflictbeheersing
• Basiskennis Engels
• Basiskennis financiële administratie (fiscaliteit, handelsrecht)
• Basiskennis Frans
• Basiskennis van beeldtaal
• Basiskennis van contracten en overeenkomsten
• Basiskennis van eigenschappen van belichtingsmateriaal
• Basiskennis van eigenschappen van geluidsmateriaal
• Basiskennis van eigenschappen van opnamemateriaal
• Basiskennis van financieringsmiddelen (subsidies, fondsen, sponsoring, …)
• Basiskennis van opnameformaten
• Basiskennis van sociale wetgeving
• Basiskennis van theater- en filmtechniek
• Basiskennis van voorraadbeheer
• Kennis van aankoop- en huurprijzen voor sector relevant materiaal
• Kennis van administratief beheer
• Kennis van administratieve documenten in het kader van internationale mobiliteit (douane, visa, werkvergunningen, sociale zekerheid, toelatingen, …)
• Kennis van agendabeheer
• Kennis van budgetbeheer
• Kennis van communicatietechnieken
• Kennis van het audiovisuele landschap en/of het podiumkunstenlandschap, inclusief toeleveranciers
• Kennis van het audiovisuele (post-) productieproces en/of het productieproces in de podiumkunsten
• Kennis van het budget van het postproductieproces
• Kennis van intellectueel eigendomsrecht
• Kennis van projectmanagement
• Kennis van specifieke software (planningssoftware, contactbeheer, postproductiesoftware, …) en kantoorsoftware
• Kennis van tijdsbeheer
• Kennis van vakterminologie in het Nederlands, Frans en Engels
• Kennis van veiligheidsregels (risicoanalyse, wetgeving, welzijn, …)
• Kennis van vergadertechnieken
• Kennis van vergunningen
• Kennis van verzekeringen
• Kennis van voor de sector specifieke en verplichte documenten
• Kennis van werkorganisatiemethodes

Cognitieve vaardigheden

• Het kunnen administratief afhandelen van betalingen
• Het kunnen administratief afhandelen van de contracten van de diverse (tijdelijke) medewerkers uit binnen- en buitenland (uitzendkrachten, vrijwilligers, zelfstandigen, …)
• Het kunnen assisteren bij het kiezen van locaties, decors, kostuums, licht, geluid, … in overleg met regisseur, technici, ontwerpers, …
• Het kunnen assisteren/ondersteunen bij het berekenen of schatten van de kostprijs, werklast, materialen… voor de realisatie van een productie
• Het kunnen beheren van een agenda
• Het kunnen boeken van verblijfplaatsen, catering, transport, apparatuur, medewerkers in opdracht van de productieleider
• Het kunnen communiceren met medewerkers, crew, cast, artiesten, leveranciers in het Nederlands, Frans en Engels
• Het kunnen coördineren en organiseren van duidelijk opgelegde/afgebakende taken binnen de productie in opdracht van de productieleider
• Het kunnen deelnemen aan coördinatievergaderingen
• Het kunnen gebruiken van kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, …)
• Het kunnen gebruiken van postproductiesoftware
• Het kunnen gebruiken van voor de sector specifieke software (planningssoftware, contactbeheer,…)
• Het kunnen indienen van aanvragen voor toestemmingen of vergunningen in binnen- en buitenland (visa, werkvergunningen, verzekeringen, ATA-carnets, …) via de geëigende kanalen
• Het kunnen invullen van interne documenten (technische gegevens voor uitzending, portretrecht ....)
• Het kunnen invullen van specifieke verplichte documenten (intellectueel eigendom, …)
• Het kunnen maken van afspraken met openbare instellingen en particulieren in binnen- en buitenland
• Het kunnen ondersteunen bij de bepaling en verdeling van benodigde budgetten, personeel, materiaal, logistieke vereisten, …
• Het kunnen ondersteunen en begeleiden van artiesten en gezelschappen op verplaatsing
• Het kunnen ondersteunen van de productieleider bij de toepassing van de veiligheidsregels
• Het kunnen ondersteunen van de technische postproductieflow (inladen, aanleveren van rushes, assemblage van gemonteerde beelden, …)
• Het kunnen opstellen en opvolgen van de postproductieplanning in samenspraak met de productieleider
• Het kunnen opstellen van een callsheet of draaiboek
• Het kunnen opstellen van een kortetermijnplanning en het kunnen vastleggen van afspraken volgens de wensen en doelstellingen van de productieleider
• Het kunnen opstellen van eenvoudige overeenkomsten en contracten
• Het kunnen opvolgen van een planning en een uitvoeringsschema
• Het kunnen opvragen en opvolgen van offertes
• Het kunnen organiseren van dagelijkse voorzieningen voor medewerkers, cast, crew, publiek en leveranciers (ontvangst, parking, toiletten, catering, ...)
• Het kunnen organiseren van de praktische kant van audities/casting,… voor artiesten
• Het kunnen organiseren van ruimtes, hun inrichting en de installatie van materiaal
• Het kunnen rapporteren over de praktische kant van artistieke aspecten (stijl, sfeer, …) van de productie
• Het kunnen rapporteren over het verloop van de productie aan de productieleider
• Het kunnen registreren en beheren van gegevens van de diverse medewerkers (eigen medewerkers, uitzendkrachten, vrijwilligers, zelfstandigen, …)
• Het kunnen rekening houden met de beschikbare tijd, budgetten en technische beperkingen (zaal, set, studio, aanwezig materiaal, …)
• Het kunnen respecteren van de hiërarchie binnen een productie
• Het kunnen vastleggen van afspraken volgens de agenda, de wensen en de doelstellingen van de betrokkenen
• Het kunnen verzorgen van de opvolging van tijdens de productie gemaakte afspraken
• Het kunnen verzorgen van de planning van het vervoer voor personen en materialen
• Het kunnen zorgen voor communicatiedoorstroom
• Het zich een omvattend beeld van de postproductie kunnen vormen
• Het zich een omvattend beeld van de productie kunnen vormen

Probleemoplossende vaardigheden

• Het beheerst kunnen blijven in geval van problemen
• Het ervoor kunnen zorgen dat medewerkers, crew, cast en artiesten in optimale omstandigheden kunnen werken
• Het kunnen anticiperen op mogelijke problemen en knelpunten en gepaste acties nemen
• Het kunnen optreden als probleemoplosser en bijsturen waar nodig
• Het kunnen overleggen over praktische knelpunten met de betrokken partijen
• Het oog en oor kunnen hebben voor de noden van een productie
• Het zich flexibel kunnen opstellen

Motorische vaardigheden

• Het kunnen klaarzetten van materiaal of indien nodig helpen van de technische crew, catering, security…

Omgevingscontext

• De beroepsbeoefenaar dient rekening te houden met de aanwezigheid van een publiek en werkt soms tussen dat publiek.
• De beroepsbeoefenaar kan verbonden zijn aan een vaste locatie. In andere gevallen werkt men op verplaatsing, in binnen- en buitenland waarbij soms dagelijks van locatie wordt gewisseld.
• De beroepsbeoefenaar werkt rechtstreeks voor de organisator of freelance.
• De situatie op de werkplek kan het dragen van lasten, contact met gevaarlijke producten en werken onder lasten en in moeilijke houdingen en omstandigheden impliceren.
• De werkopdracht en het eindresultaat wordt strikt afgebakend en er heersen in veel gevallen strikte deadlines, wat resultaatgerichtheid, stressbestendigheid, concentratie, flexibiliteit en doorzettingsvermogen vraagt.
• Dit beroep wordt meestal in team uitgeoefend, waarbij de nodige flexibiliteit belangrijk is om zich aan te passen aan wijzigingen van planning, omgeving, en klimatologische omstandigheden. De samenstelling van de ploegen is wisselend, vaak wordt tijdelijk samengewerkt.
• Dit beroep wordt uitgeoefend in de audiovisuele sector (film, tv, internet,...) en de podiumkunsten (theater, dans, muziek, festivals, …). De werkomgeving is artistiek/creatief.
• In functie van de werkopdracht kunnen de werkzaamheden ’s avonds, ‘s nachts, tijdens weekends en/of in de gebruikelijke vakantieperiodes uitgevoerd worden. De beroepsbeoefenaar kan verbonden zijn aan een vaste locatie. In andere gevallen werkt men op verplaatsing, in binnen- en buitenland waarbij soms dagelijks van locatie wordt gewisseld.
• In heel wat gevallen gaat het om tijdelijke jobs, gebonden aan specifieke producties. Om die redenen moeten beroepsbeoefenaars hun professionele netwerk blijvend uitbouwen en onderhouden om voldoende opdrachten te krijgen.
• Men dient rekening te houden met een opgelegde hiërarchie.

Handelingscontext

• De beroepsbeoefenaar heeft bijzondere aandacht voor de (artistieke/creatieve) context van het eindproduct.
• De beroepsbeoefenaar moet oog hebben voor de tevredenheid van de opdrachtgever en het publiek door met zorg, precisie en toewijding te werken.
• De beroepsuitoefening vergt extra aandacht voor materiaal en omgeving omdat er vaak wordt gewerkt in andermans infrastructuur en/of met gehuurd materiaal.
• De technische vereisten en de gewenste artistieke/creatieve concepten vragen extra aandacht en precisie.
• Empatisch vermogen is belangrijk: de beroepsbeoefenaar staat ten dienste van cast, crew, medewerkers, …
• Gedurende de werkzaamheden moet hij aandacht hebben voor risicovolle situaties (werken onder lasten en op hoogte, gevaarlijke producten, …) en de veiligheidsrisico’s voor zichzelf, collega’s, artiesten en publiek, voor, tijdens en na de voorstelling, het optreden, evenement,….
• Gedurende de werkzaamheden moet hij voortdurend informatie uitwisselen en rekening houden met andere activiteiten in de productie
• Multitasking: men dient met meerdere aspecten van de productie tegelijkertijd rekening te houden, en daarin prioriteiten te kunnen stellen.
• Vergt flexibiliteit ten gevolge van veelvuldig wisselende arbeidsomstandigheden

Autonomie

Verantwoordelijkheid

• Assistentie bij de planning van de data van voorstellingen en tournees en de verzorging van de communicatie
• Assistentie van de productieleider bij de selectie van decors, verlichting, kostuums, …
• Assistentie van de productieleider en de crew tijdens de productie en functioneren als spilfiguur
• Correct aangevraagde en opgevolgde vergunningen
• Correct opgestelde en opgevolgde documenten met betrekking tot de organisatie van de productie
• Ondersteuning bij de administratie van een productie
• Ondersteuning en opvolging van de realisatie van een productie
• Ondersteuning van de praktische voorbereiding van de productie
• Ondersteuning van het postproductieproces
• Signalisatie van het verloop van de productie en de toepassing van de veiligheidsregels aan de leidinggevende
• Toezicht op het transport van personen en materiaal en op de plaatsing van logistiek en signalisatie op de plaats van de voorstelling of de opnameset