Dispatcher terminal (pleinplanner)

Kennis

• Basiskennis van de organisatie van de nationale en internationale transportketen en de tussenpersonen
• Basiskennis van de reglementering voor het goederentransport
• Basiskennis van drie vreemde talen (Engels, Frans, Duits). De beroepsbeoefenaar beheerst de vaktechnische terminologie. Daarnaast kan de beroepsbeoefenaar zich verstaanbaar maken ten aanzien van een native speaker
• Basiskennis van een optimaal gebruik van ruimte
• Basiskennis van geografie van de haveninfrastructuur
• Basiskennis van karakteristieken van de havenuitrusting (rollend materieel; o.a. portaalkranen, kranen ...)
• Basiskennis van ladingszekering en -beveiliging
• Basiskennis van meetkundige principes (gewicht, oppervlakte, volume)
• Basiskennis van sociale wetgeving (basiskennis regelgeving en cao’s m.b.t. planning, uurroosters,…)
• Kennis van buitengewone vervoeren
• Kennis van courante software (tekstverwerking, rekenblad, ...)
• Kennis van de wetgeving rond de tewerkstelling van de relevante functies binnen de havenarbeid
• Kennis van doelgerichte (digitale en analoge) communicatie
• Kennis van eigenschappen van het maritiem verkeer (lijnen, zeevaart, kustvaart, ...)
• Kennis van eigenschappen van het spoor
• Kennis van eigenschappen van wegtrafieken
• Kennis van het gebruik van de informatie- en communicatietechnologieën (internet, e-mail, ...)
• Kennis van internationale documenten (transport- en douanedocumenten, vergunningen,…)
• Kennis van (nationale en internationale) normen met betrekking tot veiligheid, kwaliteit en milieu
• Kennis van principes van klantvriendelijkheid
• Kennis van principes voor crisisinterventie
• Kennis van rapporteringstechnieken en -procedures
• Kennis van technieken voor de uitwerking van de belading van toestellen (gewicht, balans, ...)
• Kennis van technieken voor het leiden van een team (functioneel aansturen)
• Kennis van typologie van schepen
• Kennis van veiligheidsregels voor samenladingsvoorschriften voor (gevaarlijke) goederen/producten
• Kennis van verschillende types van lading en vervoerseenheden
• Grondige kennis en toepassing van navigatiemateriaal (routeplanner, GPS, VHF, radar, wegenkaarten, internet, ...)
• Grondige kennis en toepassing van professionele software voor transport (Transport Management Systeem) voor de uitwisseling van computergegenereerde gegevens (EDI - Electronic Data Interchange)
• Grondige kennis van de structuur en werking van een (container) terminal
• Grondige kennis van planningsmethodieken
• Grondige kennis van verschillende types van containers, laad en losmaterieel specifiek voor roll on roll off trafieken

Cognitieve vaardigheden

• Bereidt scheeps-, spoor- en vrachtwagenlossingen, ladingen en het inschepen (transhipment) administratief voor
• Berekent de lading en controleert de berekeningen over de lading, rekening houdend met de eigenschappen van de goederen, de kenmerken van de transportmodi, de afmetingen van goederen, wijze van stapelen, stabiliteit, …
• Contacteert, indien nodig, de technische dienst
• Controleert de scanning van de vrachtwagens en scheepslossingen, ladingen en het inschepen (transhipment)
• Controleert/Volgt de bewegingen van containers, auto’s, hoge en zware goederen (high & heavy goederen), …. op respectievelijk spoor, weg en binnenvaart volgens te volgen instructies en procedures
• Gebruikt bedrijfseigen software (vb. Terminal Operating Systems - TOS)
• Gebruikt domeinspecifieke software
• Gebruikt elektronische applicaties om de goederen/voertuigen te allen tijde te lokaliseren en op te volgen
• Gebruikt instrumenten voor radioverkeer
• Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
• Gebruikt planningsinstrumenten
• Gebruikt software voor de uitwisseling van computergegenereerde gegevens (EDI - Elektronic Data Interchange)
• Gebruikt vakterminologie
• Geeft de documenten door aan de administratie
• Leest en begrijpt orders/opdrachten
• Overlegt met de collega’s aan water- en landzijde (scheeps-, spoor en wegtransportplanners)
• Rapporteert, op basis van statistische opvolging van de gegevens, aan de verantwoordelijke van bezettingsgraad van de terminal, aantal volle en lege containers, aantal voertuigen, e.a. ….
• Sorteert en groepeert orders/opdrachten
• Stemt de planning af op de duur en volgorde van de opdrachten
• Stemt de planning af op de vaardigheden van de medewerkers
• Verschaft de klant/de chauffeur indien gewenst informatie over de stand van zaken
• Voert pleinbeheer uit aan de hand van een bedrijfsspecifiek computerprogramma en overlegt o.a. via radioverbinding
• Volgt, coördineert en registreert bijkomende dienstverlening
• Volgt dagelijks de evolutie van de stock (bv. nieuwe auto’s) op
• Volgt de taken van de kwaliteitsinspecteurs (Quality Inspectors) op
• Volgt procedures en werkmethodes
• Voorziet onder tijdsdruk en rekening houdende met voortdurend wijzigende omstandigheden in een optimale plaatsing, aan- en afvoer van containers, auto’s, hoge en zware goederen (high & heavy-goederen), …
• Wisselt informatie uit met interne en externe diensten (doorsturen gegevens om bij te sturen, systematisch informeren en rapporteren)
• Ziet (proactief) toe op de correcte uitvoering van de opdrachten
• Ziet toe op de productiviteit, rendabiliteit
• Ziet toe op de uitvoering van de opdrachten
• Zorgt voor een goede voortgang van de werkzaamheden

Probleemoplossende vaardigheden

• Bepaalt, bij drukte, prioriteiten
• Doet de klant/de chauffeur een voorstel voor oplossing volgens de gangbare procedures
• Grijpt in bij verkeerd werk of gedrag van medewerkers
• Heeft inzicht in het laadvermogen van de transportmodi en kan het laadvermogen optimaal benutten
• Past, indien nodig, de planning aan
• Schat de aard en de omvang van problemen in
• Zet, indien nodig, noodprocedures in werking
• Ziet er op toe dat de lading de stabiliteit tijdens de reis niet in gevaar kan brengen
• Zorgt continu voor een afstemming tussen de te vervoeren goederen/gevraagde diensten en het beschikbare materieel

Motorische vaardigheden

• Geen louter motorische vaardigheden

Omgevingscontext

• De dispatcher combineert bureauwerk met buitenwerk (administratief en fysiek).
• De dispatcher komt in contact met interne partners (goederencontroleurs, planning manager, lijnbedienden, technische dienst, operationele medewerkers). Daarnaast komt de dispatcher ook in contact met externe partners (rederijen-scheepsagenten, herstellers van containers, spoorwegoperatoren, havenautoriteiten, transporteurs, truckers, schippers, shuntfirma’s).
• De dispatcher werkt vaak een computer, wat belastend kan zijn voor de ogen.
• De dispatcher zal geconfronteerd worden met een variërend werkritme. Piekmomenten geven aanleiding tot een grote werk- en tijdsdruk die stressbestendigheid vraagt.
• Er wordt in een wisselend ploegenstelsel (shiften) gewerkt. Het is mogelijk dat de dispatcher tijdens het weekend, op feestdagen of ‘s nachts moet werken.
• Het werk van de dispatcher (de volgorde van de activiteiten) wordt bepaald door een logische workflow. Gekende werkwijzen en procedures dienen echter flexibel aangewend te worden (prioriteiten stellen,…). Daarnaast moet de dispatcher ook frequent inspelen op wisselende elementen/onverwachte situaties/onvoorziene omstandigheden die een real-time bijsturing van de planning kunnen vragen.

Handelingscontext

• De dispatcher is flexibel en stressbestendig omdat in de planning vaak met deadlines rekening gehouden moet worden.
• De dispatcher moet constant de nodige aandacht, nauwkeurigheid en precisie aan de dag leggen bij de opmaak en opvolging van de opdrachten die van vele elementen afhankelijk zijn.
• De dispatcher moet de dienstverlening optimaliseren en de kost minimaliseren door het gelijktijdig in het oog houden van/rekening te houden met verschillende elementen: tijdsdruk, gemaakte (dag)afspraken, beschikbaarheid van middelen en personeel, deadlines, voorschriften, tijdsinschatting van opeenvolgende taken,… De dispatcher kan daarbij vlot en foutloos schakelen tussen verschillende opdrachten.
• Het ingeven van gegevens/posities in het systeem en het opmaken van documenten (bv. vrachtbrief,…) vraagt een grote zorgvuldigheid.

Autonomie

Verantwoordelijkheid

• Bijgehouden en gerapporteerde gegevens over de werkzaamheden
• Bijgehouden technische informatie die bezorgd werd aan internen en externen
• Geïnspecteerde terminal (plein) i.f.v. het werk door middel van informatica
• Georganiseerde, gecoördineerde, opgevolgde en bijgestuurde verloop van landzijdige operaties op de kade
• Georganiseerde/geplande toewijzing van (rollend) materieel
• Georganiseerde/geplande/geprogrammeerde behandeling van de goederen/personeelsinzet/routes volgens de daartoe geëigende methoden
• Ingevulde opvolgdocumenten waarbij afwijkingen werden vastgesteld en verbeteringen werden voorgesteld
• Opgevolgd en gecontroleerde uitvoering van het transport waarbij, indien nodig, gebreken werden geïdentificeerd en bijgestuurd
• Opgevolgde activiteiten van medewerkers binnen de geldende wetgeving/regelgeving/procedures
• Opgevolgde werking van het eigen werkterrein op vlak van productiviteit, rendabiliteit en efficiëntie
• Toegepaste procedures en regels op vlak van veiligheid, kwaliteit, milieu, en hygiëne
• Verzamelde technische gegevens en een berekende en georganiseerde verdeling van de lading