Archivaris/informatiebeheerder

 
BK-0318-1

Globaal

Titel

Archivaris/informatiebeheerder

Deze benaming komt voor in de Competent fiche "K160102 Archiefbeheer"

Definitie

Het ontwikkelen van een beleidsvisie en het leiden en coördineren van een archief teneinde de dienstverlening optimaal te organiseren en de maatschappelijke rol en de doelstellingen van het archief te realiseren.

Niveau (VKS en EQF)

7

Jaar van erkenning

versie 1, 2018

Competenties

Opsomming competenties

  • Competentie 1:
    Bouwt deskundigheid op
    • Verwerkt vakgerichte of vakspecifieke informatie en speelt hierop in
    • Volgt de maatschappelijke ontwikkelingen op en speelt hierop in
    • Volgt opleidingen
    • Volgt actuele ontwikkelingen op binnen verwante vakgebieden (zoals ICT, kwaliteitszorg, procesmanagement, wetgeving, erfgoedzorg…) met het oog op de operationalisering binnen de archiefdienst en bij de archiefvormer(s)
    • Neemt deel en werkt mee aan studiedagen, werkgroepen, colloquia
    • Brengt werkbezoeken, onder andere aan andere archieven
    • Ontwikkelt of participeert in innovatieve (onderzoeks)projecten
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 2:
    Ontwikkelt een archiefbeleid/informatiebeleid
    • Onderzoekt de behoeften van (potentiële) gebruikers
    • Organiseert de kwaliteitscontrole binnen de eigen organisatie (d.m.v. onder meer interne audit, (risico)analyse, monitoring, benchmarking…)
    • Verzamelt en maakt gebruik van (statistische) gegevens die van belang zijn voor beleidsbepaling en -uitvoering
    • Houdt bij het uitwerken van het archief- en informatiebeleid rekening met de ruimere, veranderende omgeving (organisatie waarvan men onderdeel is, de archiefsector, de cultureel-erfgoedsector, de overheid, de bestuurlijke, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen…) en de relevante internationale standaarden
    • Formuleert de missie en de doelstellingen van de organisatie en de visie op het archief- en informatiebeleid en legt het vast in een beleidsplan of strategisch meerjarenplan.
    • Werkt jaarplannen uit om het beleidsplan te operationaliseren in acties, middelen en personen en rapporteert over de resultaten bv. in een jaarverslag
    • Formuleert een beleid rond verwerving, selectie, bewaring, ontsluiting, evaluatie, valorisatie, vernietiging of herbestemming…, stemt dit af met relevante partners, legt dit vast en controleert de implementatie ervan
    • Organiseert het toezicht op of de advisering over het informatiebeheer bij archiefvormers
    • Presenteert (strategische) plannen en creëert daarvoor intern en extern draagvlak
    • Verwerft inzicht in beleidscontext, regelgeving en machtsverhoudingen
    • Stelt procedures en richtlijnen op voor de uitvoering van archief- en informatiebeheerstaken
    • Organiseert de ontsluiting en toegankelijkheid van de informatie met speciale aandacht voor de kwaliteit van de beschrijvingen en metadata
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 3:
    Ontwikkelt het personeels-, vrijwilligers- en stagebeleid
    • Stelt een taakverdeling op en stemt de planning af op de specifieke deskundigheid van de medewerkers (personeel, vrijwilligers en stagiairs), op de duur en volgorde van de opdrachten en past ze aan aan wijzigende omstandigheden
    • Stelt een organigram en/of functieomschrijvingen op
    • Organiseert de werving en selectie van nieuwe medewerkers
    • Houdt toezicht op en/of voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
    • Bevordert de teamgeest
    • Stuurt het team inhoudelijk aan
    • Ontwikkelt een beleid rond vorming, training en opleiding voor de medewerkers
    • Ziet toe op veiligheid en welzijn van alle medewerkers
    • Zorgt voor doorstroming van opgebouwde deskundigheid
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 4:
    Ontwikkelt een financieel beleid
    • Stelt een begroting op in functie van een meerjarenplan, gebaseerd op de verschillende geplande uitgavenposten en maakt een inschatting over tijd, mensen en middelen
    • Beheert het budget
    • Werkt kostenefficiënt
    • Doet voorstellen om de inkomsten te vergroten en zoekt naar externe financiering
    • Kiest, motiveert en volgt de gepaste procedure bij aankoop
    • Neemt verantwoordelijkheid op voor de interne boekhouding
    • Stelt een jaarrekening op en informeert het beleid over de financiële resultaten
    • Gebruikt kantoorsoftware
    • Gebruikt financiële software
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 5:
    Bouwt een fysieke archiefinfrastructuur uit
    • Voorziet een veilige en toegankelijke archiefinfrastructuur (kantoren, leeszaal, depot…) t.b.v. personeel en bezoekers
    • Voorziet optimale bewaaromstandigheden van de archieven
    • Adviseert de verantwoordelijken over verbeteringen in verband met het gebouw
    • Maakt risicoanalyses, stelt een calamiteitenplan op en ziet toe op de implementatie ervan
    • Bepaalt modellen en procedures voor verwerving van archief
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 6:
    Ontwikkelt een digitale archiefinfrastructuur (archiefbeheersysteem, e-depot…) in samenwerking met informatici
    • Maakt behoefte- en risicoanalyses
    • Formuleert eisen voor een archiefbeheersysteem
    • Kiest een archiefbeheersysteem en/of digitaal depot op maat van de instelling
    • Ziet toe op de implementatie van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
    • Optimaliseert het bestaande archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
    • Adviseert over de bruikbaarheid van software voor de eigen archiefdienst en voor de archiefvormers, onder meer op het vlak van technische haalbaarheid, functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en kostprijs
    • Zorgt voor afstemming met bestaande informatie- en documentbeheersystemen
    • Ziet toe op de duurzame bewaring van de informatie en werkt hiervoor samen met relevante partners een oplossing uit
    • Volgt de evoluties op vlak van digitale duurzaamheid
    • Legt afspraken en richtlijnen vast met betrekking tot de verwerving, het beheer en de ontsluiting van digitale bestanden
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 7:
    Coördineert de dienstverlening
    • Streeft naar maximale klantgerichtheid en toegankelijkheid
    • Keurt procedures goed voor de dienstverlening van de archiefdienst
    • Volgt de kwaliteit op van de dienstverlening en stuurt bij waar nodig
    • Ontwerpt een reglement voor de dienstverlening en ziet toe op de toepassing ervan
    • Houdt bij de dienstverlening rekening met de relevante wetgeving (auteursrecht, privacy, openbaarheid van bestuur, archiefdecreet, archiefwet, cultureel-erfgoeddecreet, hergebruik van overheidsinformatie…)
    • Ziet toe op de discretie bij de dienstverlening
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 8:
    Ontwikkelt een communicatie- en publieksbeleid (intern en extern)
    • Promoot het archivalisch erfgoed, de eigen instelling en/of het werkveld
    • Ontwikkelt een beleid rond publicaties, tentoonstellingen en erfgoededucatie
    • Ontwikkelt een participatiebeleid
    • Stimuleert wetenschappelijk onderzoek onder meer door kennis over de eigen collecties in te brengen in wetenschappelijke projecten van partners/derden
    • Ontwikkelt een communicatiestrategie om te sensibiliseren en op te leiden over informatiebeheer
  • met inbegrip van kennis:
  • Competentie 9:
    Ontwikkelt een netwerk binnen en buiten de organisatie
    • Onderhoudt formele en informele interne contacten (met het beleid, de administratie, de archiefvormers, enz.) via beheersorganen, dienstgebonden- en dienstoverschrijdende overlegorganen...
    • Werkt samen met interne en externe partners binnen en buiten de archiefsector en neemt deel aan overleg om de inbedding in lokale, Vlaamse, nationale of internationale structuren te verzekeren
    • Onderhoudt contacten die relevant zijn voor het realiseren van de doelstellingen (vertegenwoordigers van (potentiële) gebruikers, onderzoekers, beslissingsmakers, sleutelfiguren, interne en externe deskundigen, leveranciers…)
    • Wisselt ervaringen en informatie uit met collega’s
    • Brengt mensen uit het eigen netwerk met elkaar in contact
    • Positioneert het archief als het referentiepunt voor het archief- en informatiebeheer
    • Prospecteert met het oog op verwerving
  • met inbegrip van kennis:

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Kennis

  • Basiskennis van boekhouden en administratief beheer
  • Basiskennis van functionele analyse
  • Basiskennis van commerciële technieken
  • Basiskennis van preservering en conservering
  • Basiskennis van didactiek
  • Kennis van strategische beleidsplanning
  • Kennis van integrale kwaliteitszorg, performance measurement en benchmarking
  • Kennis van projectmanagement
  • Kennis van personeelsmanagement
  • Kennis van technieken voor het leiden van een team
  • Kennis van PR en marketingprincipes
  • Kennis van communicatiekanalen en -technieken
  • Kennis van financieel management
  • Kennis van technieken voor fondsenverwerving en sponsoring
  • Kennis van relevante wetgeving
  • Kennis van administratieve procedures en vormvereisten
  • Kennis van de sector en de beroepscode
  • Kennis van de organisatie
  • Kennis van het marktaanbod m.b.t. informatiebeheer
  • Kennis van de maatschappelijke context
  • Kennis van doelgroepen
  • Kennis van de principes van digitale duurzame bewaring
  • Kennis van ICT (hardware, netwerkbeheer, kantoor- en financiële software,
  • internettoepassingen)
  • Grondige kennis van archief- en informatiebeleid
  • Grondige kennis van fysieke archiefinfrastructuur
  • Grondige kennis van digitale archiefinfrastructuur

Cognitieve vaardigheden

  • Het kunnen ontwikkelen of participeren aan innovatieve (onderzoeks)projecten (nationaal of internationaal)
  • Het kunnen organiseren van de interne kwaliteitscontrole
  • Het kunnen organiseren van het toezicht op het informatiebeheer bij archiefvormers
  • Het kunnen verwerven van inzicht in beleidscontext, regelgeving en machtsverhoudingen en hiermee rekening houden bij het uitwerken van het beleid
  • Het kunnen uitwerken van een beleidsplan
  • Het kunnen uitwerken van een archief- en informatiebeleid
  • Het kunnen uitwerken van jaarplannen
  • Het kunnen participeren aan het uitwerken van het ruimere beleid van de organisatie
  • Het kunnen evalueren en conclusies trekken met betrekking tot de prestaties van de archiefdienst en het kunnen terugkoppelen naar het beleid
  • Het kunnen rapporteren over resultaten, bv. in een jaarverslag
  • Het kunnen samenwerken met de verschillende diensten van de organisatie waarvan men deel uitmaakt
  • Het kunnen opstellen van een begroting in functie van een meerjarenplan, gebaseerd op de verschillende geplande uitgavenposten en het kunnen maken van een inschatting over tijd, mensen en middelen
  • Het kunnen informeren van het beleid over de financiële resultaten
  • Het kunnen kiezen, motiveren en opvolgen van de gepaste procedure bij aankoop
  • Het kunnen opnemen van verantwoordelijkheid voor de interne boekhouding
  • Het kunnen uitwerken van een organigram en functieprofielen
  • Het kunnen duidelijk en doelgericht bespreken van de procedures en opdrachten met de medewerkers
  • Het kunnen samenwerken en overleggen met de personeelsdienst van de organisatie waarvan men deel uitmaakt, onder andere bij werving en selectie van nieuwe medewerkers
  • Het kunnen toezicht houden op en/of het kunnen voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
  • Het kunnen overleggen met medewerkers individueel en in team, het kunnen inhoudelijk aansturen en hen stimuleren om zelf oplossingen te vinden en hun eigen functioneren te versterken
  • Het kunnen zorgen voor doorstroming van opgebouwde deskundigheid
  • Het kunnen organiseren van de interne kwaliteitscontrole (d.m.v. onder meer intern audit, analyse, performantie, benchmarking…)
  • Het kunnen verzamelen van gegevens (geregistreerde, onderzoek gebruikersbehoeften…) die van belang zijn voor beleidsbepaling en -uitvoering
  • Het kunnen onderzoeken van de behoeften van (potentiële) gebruikers
  • Het kunnen uitwerken van een marketingconcept en communicatiebeleid
  • Het kunnen uitwerken van een dienstverleningspakket
  • Het kunnen nemen van initiatief om samen te werken met interne en externe partners rond projecten en activiteiten
  • Het kunnen zorgen voor de eigen persoonlijke ontwikkeling en het kunnen opvolgen van de vakgerichte en maatschappelijke ontwikkelingen (wisselt ervaringen uit met collega’s, leest vakgerichte informatie, bezoekt andere bibliotheken, volgt opleidingen…)
  • Het kunnen onderhouden van contacten die relevant zijn voor het realiseren van de doelstellingen (vertegenwoordigers van (potentiële) gebruikers, beslissingsmakers, sleutelfiguren, interne en externe deskundigen, leveranciers…)
  • Het kunnen uitbouwen van een netwerk door deel te nemen aan studiedagen, vakverenigingen, socio-culturele activiteiten
  • Het kunnen uitbouwen van een fysieke infrastructuur
  • Het kunnen uitbouwen van een digitale infrastructuur
  • Het kunnen coördineren en aansturen van de dienstverlening
  • Het kunnen uitbouwen van een communicatie-en publieksbeleid
  • Het kunnen gebruiken van communicatiekanalen aangepast aan de doelgroep
  • Het kunnen overtuigen
  • Het kunnen herkennen van schade
  • Het kunnen maken van een risicoanalyse en opstellen van een calamiteitenplan
  • Het kunnen uitbouwen van een netwerk

Probleemoplossende vaardigheden

  • Het succesvol kunnen toepassen van veranderingsstrategieën
  • Het kunnen afstemmen van de planning af op de vaardigheden van de medewerkers, op de duur en volgorde van de opdrachten en houdt rekening met wijzigende omstandigheden
  • Het kunnen doen van voorstellen ter verbetering van het personeelsbeleid
  • Het kunnen aanpassen van de stijl van leiding geven aan de medewerkers
  • Het kunnen actief op zoek gaan naar mogelijkheden om werkprocessen en dienstverlening te optimaliseren
  • Het kunnen overwinnen van weerstanden
  • Het kunnen rekening houden bij het nemen van beslissingen met haalbaarheid, functionaliteit, veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kostprijs, nieuwe ontwikkelingen, wetgeving…
  • Het kunnen doen van voorstellen om de inkomsten te vergroten (inclusief het zoeken naar ad hoc of externe financiering)
  • Het kunnen bevorderen van de teamgeest en het kunnen oplossen van spanningen en problemen tussen medewerkers
  • Het kunnen toepassen van noodmaatregelen
  • Het snel kunnen inspelen op veranderende technologische en maatschappelijke ontwikkelingen

Motorische vaardigheden

  • Geen louter motorische vaardigheden

Omgevingscontext

  • Het beroep wordt uitgeoefend in een archief- of informatiedienst, in een cultureel-erfgoedorganisatie of in een administratie
  • De beroepsbeoefenaar is flexibel en alert voor en anticipeert op maatschappelijke, juridische en technologische ontwikkelingen en de impact daarvan op de rol van het archief
  • De beroepsbeoefenaar moet kunnen omgaan met een grote verscheidenheid aan gebruikers die door brede maatschappelijke veranderingen (diversiteit, verjonging, vergrijzing) evolueert
  • Het beroep wordt uitgeoefend in samenspraak met meerdere betrokkenen binnen en buiten de organisatie

Handelingscontext

  • De beroepsbeoefenaar moet het evenwicht bewaren tussen de ondersteuning van administratieve diensten en de erfgoedwerking van het archief
  • De beroepsbeoefenaar beheert zowel analoge als digitale informatie
  • De beroepsbeoefenaar moet voortdurend inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen (cloudcomputing, sociale media, softwarepakketten…)
  • De beroepsbeoefenaar moet inspelen op nieuwe juridische ontwikkelingen
  • De beroepsbeoefenaar moet een breed netwerk aan relevante partners uit cultuur, welzijn, onderwijs en onderzoek binnen en buiten de eigen organisatie uitbouwen en in stand houden
  • De beroepsbeoefenaar moet archiefvormers binnen en buiten de eigen organisatie sensibiliseren, adviseren en motiveren
  • De uitoefening van het beroep vereist het zorgvuldig omgaan met kwetsbare materialen
  • De beroepsbeoefenaar gaat om met een breed gamma aan apparatuur en software
  • De beroepsbeoefenaar komt voortdurend in contact met gebruikers aangezien zijn taken in het teken staan van de ondersteuning van en de dienstverlening aan de gebruiker
  • De beroepsbeoefenaar moet voeling hebben met zijn team zodat hij de medewerkers kan stimuleren en bijsturen waar nodig
  • De beroepsbeoefenaar geeft blijk van doorgedreven initiatief en leergierigheid bij het opzetten van projecten, activiteiten en onderzoek
  • Het beroep vereist een voeling met de archiefvormers, het doelpubliek en de markt

Autonomie

Is zelfstandig in
  • het opbouwen van deskundigheid
  • het uitwerken van een archief- en informatiebeleid
  • het uitwerken van een personeels-, vrijwilligers- en stagebeleid
  • het uitwerken van een financieel beleid
  • het opbouwen van een fysieke archiefinfrastructuur
  • het opbouwen van een digitale archiefinfrastructuur
  • het coördineren en aansturen van de dienstverlening
  • het toezien op het informatiebeheer
  • het uitwerken van een communicatie- en publieksbeleid
  • het uitbouwen van een relevant intern en extern netwerk
Is gebonden aan
  • de Beroepscode voor archivarissen van de Internationale Archiefraad
  • de deontologische code van de eigen organisatie
  • de relevante wetgeving
  • de relevante internationale standaarden
Doet beroep op
  • Het beleid van de overkoepelende organisatie

Verantwoordelijkheid

  • Het opbowen van de deskundigheid
  • Het uitwerken van een archief/informatiebeleid
  • Het uitwerken van een personeels-, vrijwilligers- en stagebeleid
  • Het uitwerken van een financieel beleid
  • Het opbouwen van een fysieke archiefinfrastructuur
  • Het opbouwen van een digitale archiefinfrastructuur
  • Het coördineren en aansturen van de dienstverlening
  • Het uitwerken van een communicatie- en publieksbeleid
  • Het uitbouwen van een relevant intern en extern netwerk

Attesten en voorwaarden

Wettelijke attesten

Geen