Office manager

BK-0568-1

Dit is de actuele versie van de beroepskwalificatie.

Globaal

Titel

Office manager

Definitie

De office manager beheert de administratieve en organisatorische processen op tactisch, logistiek en strategisch gebied teneinde een vlotte en efficiënte werking van het management van de organisatie te garanderen.

Niveau (VKS en EQF)

Jaar van erkenning

versie 1, 2022

Competenties

Opsomming competenties

Competentie 1:
Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid
- Informeert zich over de ontwikkelingen in administratieve en organisatorische bedrijfsprocessen
- Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot andere vakgebieden
- Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot andere vakgebieden
- Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot andere vakgebieden
- Deelt verworven kennis met medewerkers en collega’s van andere departementen
met inbegrip van kennis:
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van auteursrechten
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Grondige kennis van hedendaagse (interne) communicatie technieken
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van managementtechnieken

Competentie 2:
Onderzoekt de administratieve en organisatorische processen en producten
- Analyseert de administratieve en organisatorische processen op strategische, tactische of logistieke vlak
- Analyseert de administratieve en organisatorische producten op strategische, tactische of logistieke vlak
- Raadpleegt marktonderzoeksrapporten, vaktijdschriften, nieuwsbrieven van brancheorganisaties, internetfora…
- Synthetiseert alle bevindingen uit de analyses in een rapport
- Formuleert voorstellen ter verbetering van de processen en producten o.b.v. de analyseresultaten
- Stelt de verbetervoorstellen aan de leidinggevende voor en neemt actief deel aan de bespreking ervan
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van kennismanagement
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van managementtechnieken
- Grondige kennis van procesmanagement

Competentie 3:
Optimaliseert de administratieve en organisatorische processen en producten van de organisatie
- Analyseert hoe de administratieve en organisatorische processen en producten bijgestuurd kunnen worden
- Detecteert probleemsituaties
- Stelt een actieplan op
- Communiceert over het uit te voeren actieplan met de medewerkers
- Vertaalt het actieplan in concrete activiteiten
- Coördineert de uitvoering van de verbeteractiviteiten
- Stuurt systematisch het actieplan bij
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van kennismanagement
- Kennis van SMART-principe
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Kennis van changemanagement
- Grondige kennis van hedendaagse (interne) communicatie technieken
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van procesmanagement

Competentie 4:
Beheert de bedrijfscommunicatie
- Filtert inkomende en uitgaande communicatie
- Verzamelt, registreert, archiveert briefwisseling en e-mailberichten
- Verzekert de opvolging van inkomende en uitgaande communicatie
- Verzekert een goede informatiedoorstroom
- Optimaliseert bestaande communicatieprocessen
- Werkt memo’s, brieven, verslagen, nota’s, rapporten… uit
- Redigeert teksten
- Vertaalt of laat teksten vertalen
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis e-mailcorrespondentie
- Kennis van agendabeheer
- Kennis van elektronische archiefsystemen
- Kennis van typologie van klanten
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie

Competentie 5:
Beheert dossiers en contracten
- Onderhandelt over de voorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen… en legt schriftelijk een overeenkomst vast
- Analyseert probleemsituaties
- Lost probleemsituaties op en zoekt alternatieven
- Ziet toe op de uitvoering van de opdrachten
- Wisselt informatie uit met interne en externe diensten
- Controleert en vervolledigt dossiers
- Actualiseert en archiveert dossiers in functie van de (bewaar)termijnen
- Werkt professionele informatie en reglementering bij
met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van arbeidsrecht
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van contractenrecht
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Kennis van onderhandeltechnieken
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van planningstechnieken

Competentie 6:
Behandelt beslissingen, dienstnota's… zowel intern als extern
- Coördineert de informatiedoorstroom
- Voert gemaakte beslissingen uit of ziet er op toe dat ze uitgevoerd worden
- Volgt de uitvoering, afspraken, stand van zaken… van beslissingen, dienstnota’s…op
- Onderhoudt interne en externe relatienetwerken
met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van sociale wetgeving
- Basiskennis van arbeidsrecht
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van technieken voor administratief beheer
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis e-mailcorrespondentie
- Kennis van agendabeheer
- Kennis van elektronische archiefsystemen
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van contractenrecht
- Kennis van kennismanagement
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van managementtechnieken

Competentie 7:
Ontwikkelt bedrijfseigen systemen/tools voor de opvolging van activiteiten, producten en processen op strategische, organisatorische en logistieke vlak
- Analyseert het doel van het/de bedrijfseigen systeem/tool
- Ontwerpt een bedrijfseigen systeem/tool voor de opvolging
- Optimaliseert het/de bedrijfseigen systeem/tool voor de opvolging
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van communicatietools
- Kennis van SMART-principe
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van planningstechnieken
- Grondige kennis van procesmanagement

Competentie 8:
Beheert de organisatie en coördinatie van de dagelijkse werking van het management
- Beheert de afspraken en planning van één of meerdere verantwoordelijken
- Beheert de organisatie van besprekingen, vergaderingen en conferenties
- Beheert de organisatie van verplaatsingen en reizen voor één of meerdere verantwoordelijken
- Coördineert alle processen
- Stuurt tussentijds de processen bij waar nodig
- Evalueert het/de gelopen proces(sen)
- Maakt een overzicht van mogelijke bijsturingen en de invloed op andere afdelingen
- Voert optimalisaties in logistieke en administratieve processen door
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van technieken voor administratief beheer
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis e-mailcorrespondentie
- Kennis van agendabeheer
- Kennis van elektronische archiefsystemen
- Kennis van analysetechnieken
- Kennis van communicatietools
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van contractenrecht
- Kennis van het organiseren van evenementen en communicatieacties
- Kennis van budgetbeheer
- Kennis van kennismanagement
- Kennis van SMART-principe
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Kennis van changemanagement
- Kennis van onderhandeltechnieken
- Grondige kennis van hedendaagse (interne) communicatie technieken
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van managementtechnieken
- Grondige kennis van planningstechnieken
- Grondige kennis van procesmanagement

Competentie 9:
Organiseert bedrijfsgerelateerde communicatieacties en evenementen
- Werkt een concept uit dat beantwoordt aan de doelstelling(en)
- Overlegt hierover met de verantwoordelijke van andere departementen
- Stelt een actieplan op (timing, locatie, budget, personeel, catering, …)
- Voert de administratie uit (formaliteiten, toestemmingen, ...) of laat deze uitvoeren
- Selecteert dienstverleners, leveranciers en onderaannemers voor de catering, de animatie, verhuring, ...
- Stelt contracten op
- Volgt de uitwerking van het actieplan op
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
met inbegrip van kennis:
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis e-mailcorrespondentie
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van het organiseren van evenementen en communicatieacties
- Grondige kennis van hedendaagse (interne) communicatie technieken
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van managementtechnieken
- Grondige kennis van planningstechnieken

Competentie 10:
Beheert de administratie en organisatie van personeelsdossiers
- Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
- Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
- Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
- Stelt vacatures op volgens richtlijnen en laat ze verspreiden
- Beheert de documenten van de personeelsdossiers
- Stuurt bij waar nodig
met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van sociale wetgeving
- Basiskennis van arbeidsrecht
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van technieken voor administratief beheer
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van elektronische archiefsystemen
- Kennis van contractenrecht
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie

Competentie 11:
Beheert budgetten
- Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op
- Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
- Beheert en controleert een urenregistratie
- Handelt financiële zaken af
met inbegrip van kennis:
- Kennis van ICT
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van budgetbeheer
- Grondige kennis van bedrijfsadministratie
- Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
- Grondige kennis van zakelijk communicatie

Competentie 12:
Coördineert de activiteiten van een team
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
met inbegrip van kennis:
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van technieken voor het leiden van een team
- Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
- Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
- Kennis van werkprocessen
- Kennis van onderhandeltechnieken
- Grondige kennis van zakelijk communicatie
- Grondige kennis van managementtechnieken
- Grondige kennis van procesmanagement

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Kennis

Basiskennis van sociale wetgeving
Basiskennis van arbeidsrecht

Kennis van ICT
Kennis van kantoorsoftware
Kennis van registratietechnieken
Kennis van rapporteringstechnieken
Kennis van redactionele normen
Kennis van technieken voor administratief beheer
Kennis van dossierbeheer
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
Kennis e-mailcorrespondentie
Kennis van agendabeheer
Kennis van elektronische archiefsystemen
Kennis van technieken voor het leiden van een team
Kennis van analysetechnieken
Kennis van typologie van klanten
Kennis van communicatietools
Kennis van auteursrechten
Kennis van Engels: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
Kennis van Frans: begrijpt en produceert met een vrij grote mate van autonomie vloeiende mondelinge en schriftelijke teksten over een breed scala van onderwerpen die samenhangen met zijn of haar vakgebied, opdat een uitwisseling van uitgebreide en gedetailleerde informatie mogelijk wordt
Kennis van contractenrecht
Kennis van het organiseren van evenementen en communicatieacties
Kennis van budgetbeheer
Kennis van kennismanagement
Kennis van SMART-principe
Kennis van bedrijfsprocessen (HR, logistiek, commercieel, communicatie…)
Kennis van werkprocessen
Kennis van changemanagement
Kennis van onderhandeltechnieken

Grondige kennis van hedendaagse (interne) communicatie technieken
Grondige kennis van bedrijfsadministratie
Grondige kennis van principes, processen, modellen en theorieën over bedrijfsadministratie -en organisatie
Grondige kennis van zakelijk communicatie
Grondige kennis van managementtechnieken
Grondige kennis van planningstechnieken
Grondige kennis van procesmanagement

Cognitieve vaardigheden

Informeert zich over de ontwikkelingen in administratieve en organisatorische bedrijfsprocessen
Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot andere vakgebieden
Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot andere vakgebieden
Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot andere vakgebieden
Deelt verworven kennis met medewerkers en collega’s van andere departementen
Analyseert de administratieve en organisatorische processen op strategische, tactische of logistieke vlak
Raadpleegt marktonderzoeksrapporten, vaktijdschriften, nieuwsbrieven van brancheorganisaties, internetfora…
Synthetiseert alle bevindingen uit de analyses in een rapport
Stelt een actieplan op
Communiceert over het uit te voeren actieplan met de medewerkers
Vertaalt het actieplan in concrete activiteiten
Coördineert de uitvoering van de verbeteractiviteiten
Filtert inkomende en uitgaande communicatie
Verzamelt, registreert, archiveert briefwisseling en e-mailberichten
Verzekert de opvolging van inkomende en uitgaande communicatie
Verzekert een goede informatiedoorstroom
Werkt memo’s, brieven, verslagen, nota’s, rapporten… uit
Redigeert teksten
Vertaalt of laat teksten vertalen
Gaat vertrouwelijk om met informatie
Onderhandelt over de voorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen… en legt schriftelijk een overeenkomst vast
Ziet toe op de uitvoering van de opdrachten
Wisselt informatie uit met interne en externe diensten
Controleert en vervolledigt dossiers
Actualiseert en archiveert dossiers in functie van de (bewaar)termijnen
Werkt professionele informatie en reglementering bij
Coördineert de informatiedoorstroom
Voert gemaakte beslissingen uit of ziet er op toe dat ze uitgevoerd worden
Volgt de uitvoering, afspraken, stand van zaken… van beslissingen, dienstnota’s…op
Onderhoudt interne en externe relatienetwerken
Analyseert het doel van het/de bedrijfseigen systeem/tool
Ontwerpt een bedrijfseigen systeem/tool voor de opvolging
Werkt een concept uit dat beantwoordt aan de doelstelling(en)
Overlegt hierover met de verantwoordelijke van andere departementen
Stelt een actieplan op (timing, locatie, budget, personeel, catering, …)
Voert de administratie uit (formaliteiten, toestemmingen, ...) of laat deze uitvoeren
Selecteert dienstverleners, leveranciers en onderaannemers voor de catering, de animatie, verhuring, ...
Stelt contracten op
Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
Stelt vacatures op volgens richtlijnen en laat ze verspreiden
Beheert de documenten van de personeelsdossiers
Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op
Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
Beheert en controleert een urenregistratie
Handelt financiële zaken af
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
Organiseert en leidt teamvergaderingen
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Volgt de uitwerking van het actieplan op
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
Beheert de afspraken en planning van één of meerdere verantwoordelijken
Beheert de organisatie van besprekingen, vergaderingen en conferenties
Beheert de organisatie van verplaatsingen en reizen voor één of meerdere verantwoordelijken
Coördineert alle processen
Analyseert de administratieve en organisatorische producten op strategische, tactische of logistieke vlak

Probleemoplossende vaardigheden

Formuleert voorstellen ter verbetering van de processen en producten o.b.v. de analyseresultaten
Stelt de verbetervoorstellen aan de leidinggevende voor en neemt actief deel aan de bespreking ervan
Analyseert hoe de administratieve en organisatorische processen en producten bijgestuurd kunnen worden
Stuurt systematisch het actieplan bij
Optimaliseert bestaande communicatieprocessen
Lost probleemsituaties op en zoekt alternatieven
Optimaliseert het/de bedrijfseigen systeem/tool voor de opvolging
Stuurt bij waar nodig
Detecteert probleemsituaties
Analyseert probleemsituaties
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Stuurt tussentijds de processen bij waar nodig
Evalueert het/de gelopen proces(sen)
Maakt een overzicht van mogelijke bijsturingen en de invloed op andere afdelingen
Voert optimalisaties in logistieke en administratieve processen door

Motorische vaardigheden

Omgevingscontext

Dit beroep wordt meestal uitgeoefend in een kantooromgeving en soms op verplaatsing.
De beroepsuitoefening varieert naargelang de grootte van het bedrijf en volgens de bedrijfsactiviteiten.
Het wordt meestal uitgeoefend in een dag-systeem en soms in het weekend of 's avonds.
De werkdruk kan variëren en pieken bereiken naargelang de noden van en de situatie in het bedrijf.
De uitvoering van dit beroep vraagt continue strategische, organisatorische en logistieke afstemming met de verschillende afdelingen en verantwoordelijken in functie van een optimaal product en proces. Hiervoor is een doeltreffende en diplomatische (interculturele) communicatie essentieel.
Een multidisciplinaire en soms bedrijfsoverstijgende samenwerking noodzakelijk.
De medewerkers, collega’s en verantwoordelijken van andere departementen (vb. communicatiedienst, HR-dienst, marketing,…) doen beroep op de competenties van de office manager voor het administratief en organisatorisch beheren van tactische, logistieke en strategische processen en producten.
De office manager werkt vaak in een stressvolle omgeving en kan verscheidene taken tegelijk uitvoeren. Er wordt een grote polyvalentie gevraagd in deze conceptuele en zeer wisselend omgeving. De office manager zal, in functie van de noden van de verantwoordelijke(n) administratieve en organisatorische procedures en projecten opstellen, beheren, opvolgen en aanpassen. De grote variatie aan vragen en noden moeten daarenboven beheerd worden en kaderen in een strategische visie van de organisatie. Hij/zij zal hiervoor ook zelf opvolgtools ontwikkelen. Dit vergt een grote flexibiliteit, creativiteit en leergierigheid.
De vaardigheden zijn onderhevig aan evoluties (o.a. digitalisering en automatisering). De beroepsbeoefenaar heeft een brede interesse in evolutie, trends en uitdagingen die een impact kunnen hebben op de organisatie.
De office manager heeft daarenboven een coördinerende rol naar het eigen team (van vb. administratief medewerkers) die hij/zij moet aansturen in functie van de strategische en operationele doelen. De beroepsbeoefenaar moet prioriteiten stellen, delegeren en beslissingen nemen.
De office manager handelt volgens de wetgeving en het beleid van de organisatie.

Handelingscontext

De office manager is de spilfiguur binnen de organisatie die (verantwoordelijken van) verschillende afdelingen administratief en organisatorisch ondersteunt zodat de verschillende processen in de afdelingen strategisch en logistiek vlot verlopen.
De beroepsbeoefenaar dient tijdens de uitvoering van de opdracht accuraat, efficiënt, gestructureerd, integer en vertrouwelijk te werken. Hij/zij komt in contact met gevoelige informatie, verschillende strategische belangen, en uiteenlopende persoonlijkheden. De office manager begrijpt welke informatie (intern en extern) een impact kan hebben op de activiteiten van de organisatie.
De office manager communiceert efficiënt en helder met leidinggevende(n), collega’s, personeel, sollicitanten en externe dienstverleners. De office manager stelt zich empathisch en positief assertief op.
De beroepsbeoefenaar analyseert de wensen en werkt steeds proactief, oplossings- en doelgroepgericht. De beroepsbeoefenaar toont zin voor initiatief binnen bepaalde situaties, problemen, opdrachten,… Hij/zij dient kritisch en analytisch te handelen.
De office manager werkt zelfstandig en kan vlot prioriteiten stellen. De office manager respecteert de tijdsschema’s voor de realisatie van de projecten en tools en past deze aan bij problemen. De office manager kan omgaan met plotse veranderingen en vragen en is leergierig.
De office manager handelt economisch en ecologisch.

Autonomie

Is zelfstandig in

het permanent ontwikkelen van de eigen deskundigheid
het onderzoeken van de administratieve en organisatorische processen en producten
het optimaliseren van de administratieve en organisatorische processen en producten van de organisatie
het beheren van de bedrijfscommunicatie
het behandelen van beslissingen, dienstnota's… zowel intern als extern
het ontwikkelen van bedrijfseigen systemen/tools voor de opvolging van activiteiten, producten en processen op strategische, organisatorische en logistieke vlak
het beheren de organisatie en coördinatie van de dagelijkse werking van het management
het organiseren van bedrijfsgerelateerde communicatieacties en evenementen
het beheren van de administratie en organisatie van personeelsdossiers
het beheren van budgetten
het coördineren van de activiteiten van een team

Is gebonden aan

de bedrijfscultuur en -beleid van de organisatie
de geldende wetgeving
de afspraken met verantwoordelijken en externe dienstverleners

Doet beroep op

het team/collega’s voor afstemming/afspraken van de uit te voeren projecten/acties/processen/producten.
externe dienstverleners om projecten/producten te realiseren
de verantwoordelijke indien problemen niet zelf op te lossen zijn

Verantwoordelijkheid

Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid
Onderzoekt de administratieve en organisatorische processen en producten
Optimaliseert de administratieve en organisatorische processen en producten van de organisatie
Beheert de bedrijfscommunicatie
Beheert dossiers en contracten
Behandelt beslissingen, dienstnota's… zowel intern als extern
Ontwikkelt bedrijfseigen systemen/tools voor de opvolging van activiteiten, producten en processen op strategische, organisatorische en logistieke vlak
Organiseert bedrijfsgerelateerde communicatieacties en evenementen
Beheert de administratie en organisatie van personeelsdossiers
Beheert budgetten
Coördineert de activiteiten van een team
Beheert de organisatie en coördinatie van de dagelijkse werking van het management

Attesten en voorwaarden

Er zijn geen wettelijke attesten of voorwaarden vereist.

Beroepskwalificatie

Download Word

Download pdf

Volledig dossier

Samenhang

Verwante OK('s)

Zoek je opleiding

Office manager

Globaal

Titel

Definitie

Niveau (VKS en EQF)

Jaar van erkenning

Competenties

Opsomming competenties

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Kennis

Cognitieve vaardigheden

Probleemoplossende vaardigheden

Motorische vaardigheden

Omgevingscontext

Handelingscontext

Autonomie

Verantwoordelijkheid

Attesten en voorwaarden