HR assistent

 

Globaal

Titel

HR assistent

Definitie

Het opvolgen en informeren van het personeel en het administratief beheren van personeelsdossiers, rekening houdend met de geldende regelgeving en het HR-beleid van de organisatie teneinde een efficiënt personeelsbeheer te ondersteunen en uit te voeren.

Niveau

4

Jaar van erkenning

2019

Activiteiten

Opsomming competenties

Basisactiviteiten
  • 12. Werkt ondersteunend en loyaal t.a.v. de afdeling/organisatie (M160601 Id-c)
    • Digitaliseert, verwerkt en controleert documenten, data en informatie
    • Communiceert helder, duidelijk en op een zakelijke manier
    • Gebruikt instrumenten voor de opvolging van de activiteit van de organisatie/afdeling en maakt en werkt situatieoverzichten bij
    • Voert commerciële handelingen uit
    • Organiseert vergaderingen en stelt verslagen op
    • Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
    • Gaat confidentieel om met bedrijfsgerelateerde informatie
    • Organiseert de werkplek veilig, ordelijk en milieubewust
  • 13. Werkt oplossingsgericht (co 01805)
    • Inventariseert problemen (databanken, eigen administratie,…)
    • Analyseert de aard van de problemen
    • Merkt problemen op en signaleert ze in aan de leidinggevende
    • Werkt een passende oplossing uit voor problemen binnen het eigen takenpakket
    • Zoekt naar oplossingen om problemen te voorkomen binnen het eigen takenpakket
  • 14. Werkt doelgroepgericht (co 01806)
    • Gaat integer en respectvol om met klanten/collega’s
    • Zorg voor een goede overlegsituatie met de klant/collega’s
    • Wekt geen onrealiseerbare verwachtingen
    • Richt de aandacht op de wensen en de belangen van de klanten en op de samenwerking met collega’s
    • Probeert zich in de wensen en problemen van de klant/collega in te leven
    • Gaat authentiek om met bezwaren, weerstand en klachten
  • 15. Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid (co 01808)
    • Informeert zich over de ontwikkelingen in relatie tot de eigen werkzaamheden
    • Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot de eigen werkzaamheden
    • Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot de eigen werkzaamheden
    • Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot de eigen werkzaamheden
    • Deelt kennis met collega's
Specifieke Activiteiten
  • 1. Organiseert en ondersteunt het proces van werving en selectie (co 01784)
    • Stelt vacatures op volgens richtlijnen
    • Verspreidt de vacatures via verschillende kanalen
    • Screent de verschillende CV’s en motivatiebrieven aan de hand van het vereiste profiel en sorteert deze
    • Voert telefonisch een preselectie uit aan de hand van een standaardvragenlijst en –procedure
    • Nodigt, na overleg, potentiële kandidaten uit
    • Plant de sollicitatiegesprekken efficiënt in en volgt deze op
    • Geeft praktische ondersteuning bij interne assessments
    • Beantwoordt de niet weerhouden kandidaten
    • Gaat vertrouwelijk om met informatie
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 2. Maakt individuele dossiers van werknemers aan, volgt op en voert updates door, rekening houdend met de actuele wetgeving (M150101 Id17577-c)
    • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
    • Verzamelt en controleert gegevens (attesten, tijdsregistratie, wijzigingen personeel, dienstverplaatsingen, onkosten,….) volgens de richtlijnen
    • Houdt verlofadministratie en ziektemeldingen bij
    • Berekent verloftegoeden
    • Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
    • Registreert, klasseert en beheert gegevens
    • Stelt arbeidscontracten op
    • Stelt de nodige documenten op in functie van het beëindigen van een arbeidscontract
    • Stelt de nodige documenten op in functie van tijdelijke arbeidskrachten
    • Past gegevens aan bij in- en uitstroom of doorstroom van personeel
    • Signaleert bijzonderheden of afwijkingen aan de verantwoordelijke
    • Dient de wettelijke personeelsaangifte in
    • Beantwoordt individuele vragen van het personeel (telefonisch, schriftelijk)
    • Gaat vertrouwelijk om met informatie
    • Gebruikt een FR-softwarepakket
  • 3. Vertaalt opleidingsbehoeften en -noden naar opleidingsinitiatieven (M150101 Id24354-c)
    • Overlegt met de verantwoordelijke over opleidingsbehoeften en -noden van/voor personeelsleden
    • Analyseert verslagen en data om opleidingsbehoeften en -noden te inventariseren
    • Stelt opleidingsactiviteiten voor op basis van geïnventariseerde behoeften
    • Overlegt met de verantwoordelijke over de mogelijke opleidingen
    • Vraagt opleidingen aan
    • Noteert aangevraagde/gevolgde opleidingen in het personeelsdossier
    • Volgt opleidingsactiviteiten op
    • Volgt de evaluaties van de opleiding en het aanbod op volgens het HR-beleid van de organisatie
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 4. Actualiseert en werkt documenten uit om het HR-beleid te evalueren en bij te sturen (M150101 Id8238-c)
    • Gebruikt kantoorsoftware
    • Verzamelt beleidsondersteunende gegevens (ziekteverzuim, deeltijds werk, …)
    • Maakt tabellen en grafieken
    • Rapporteert aan de verantwoordelijke
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 5. Licht het personeel in over sociale wetgeving en specifieke kenmerken van de organisatie (M150101 Id17260-c)
    • Geeft informatie over tewerkstellingsmaatregelen, tijdskrediet, deeltijdse arbeid, zwangerschappen,…
    • Zoekt arbeidswetgeving op via gespecialiseerde databanken
    • Volgt wijzigingen in de sociale wetgeving en aanpassingen in de CAO’s op
    • Controleert de gegevens op zijn correctheid rekening houdend met de sociale wetgeving en het arbeidsrecht
    • Wint advies in van derden
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 6. Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen (M150101 Id15482-c)
    • Respecteert het stappenplan van de verkiezingsprocedure
    • Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
    • Informeert de raad of het comité over de technische bedrijfseenheid, het aantal werknemers, de directiefuncties en de kaderfuncties
    • Maakt de verkiezingsdatum en de kandidatenlijst bekend
    • Gebruikt kantoorsoftware
  • 7. Volgt de behandeling van tuchtmaatregelen en relaties met wettelijke instanties (arbeidsinspectie, arbeidsrechtbank, ...) op (M150101 Id17611-c)
    • Gaat na welke tuchtmaatregelen in het arbeidsreglement voorzien zijn
    • Vult het dossier aan met bewijsmateriaal
    • Brengt formaliteiten in orde
    • Maakt een verslag
    • Gaat vertrouwelijk om met informatie
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 8. Verwelkomt nieuwe werknemers en bevordert hun integratie (M150101 Id18183-c)
    • Bezorgt documenten aan de nieuwe werknemers (arbeidsreglement, ontvangstbewijs, bedrijfsethiek, onthaalbrochure,….)
    • Stelt nieuwe werknemers voor aan de personeelsleden
    • Geeft uitleg over regels, procedures, arbeidsvoorwaarden, documenten,…
  • 9. Controleert en voert loongegevens in (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...) (M150101 Id25808-c)
    • Gebruikt software voor loonberekening
    • Verzamelt de nodige gegevens
    • Beheert extra legale voordelen
    • Controleert de gegevens op hun juistheid en volledigheid
    • Voert standaardberekeningen uit (loon, pensioen, sociale bijdrage,…) rekening houdend met aan- en afwezigheden, premies,…
    • Past belastingwetgeving toe
    • Staat in voor de administratieve verwerking bij zwangerschappen, profilactische regelingen, ziekte, …
    • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • 10. Beheert en volgt het volledige personeelsbestand op (M150101 Id20736-c/20737-c/20738-c/20739-c)
    • Volgt de administratie van tijdelijke werknemers (uitzendkrachten, stagiares,…) op
    • Volgt interne verschuivingen, overplaatsing op
    • Treft de nodige administratieve regelingen bij in pensioenstelling, ontslag, verlofstelsels, afwezigheden…
    • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • 11. Volgt contracten voor de outsourcing van diensten (betaling, werving, opleiding, ...) op (M150101 Id25853-c)
    • Wisselt informatie uit met het sociaal secretariaat, uitzendbureaus,…
    • Fungeert als aanspreekpunt tussen werknemers en het sociaal secretariaat
    • Volgt op of afspraken nageleefd worden
    • Evalueert op geregelde tijdstippen het contract
    • Gebruikt een HR-softwarepakket

Beschrijving competenties/activiteiten a.d.h.v. de descriptorelementen

Kennis

Generieke kennis
  • Basiskennis ergonomische technieken
  • Basiskennis ICT
  • Basiskennis van commerciële technieken
  • Basiskennis van presentatietechnieken
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van regels voor het onthaal
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van rapporteringstechnieken
  • Kennis van vergadertechnieken
  • Kennis van timemanagement
Specifieke kennis
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van loonberekening en -administratie
  • Kennis van selectie- en wervingsprocedure
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van personeelsbeleid
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures

Cognitieve vaardigheden

  • Stelt vacatures op volgens richtlijnen
  • Verspreidt de vacatures via verschillende kanalen
  • Screent de verschillende CV’s en motivatiebrieven aan de hand van het vereiste profiel en sorteert deze
  • Voert telefonisch een preselectie uit aan de hand van een standaardvragenlijst en –procedure
  • Nodigt, na overleg, potentiële kandidaten uit
  • Plant de sollicitatiegesprekken efficiënt in en volgt deze op
  • Geeft praktische ondersteuning bij interne assessments
  • Beantwoordt de niet weerhouden kandidaten
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
  • Verzamelt en controleert gegevens (attesten, tijdsregistratie, wijzigingen personeel, dienstverplaatsingen, onkosten,….) volgens de richtlijnen
  • Houdt verlofadministratie en ziektemeldingen bij
  • Berekent verloftegoeden
  • Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
  • Registreert, klasseert en beheert gegevens
  • Stelt arbeidscontracten op
  • Stelt de nodige documenten op in functie van het beëindigen van een arbeidscontract
  • Stelt de nodige documenten op in functie van tijdelijke arbeidskrachten
  • Past gegevens aan bij in- en uitstroom of doorstroom van personeel
  • Signaleert bijzonderheden of afwijkingen aan de verantwoordelijke
  • Dient de wettelijke personeelsaangifte in
  • Beantwoordt individuele vragen van het personeel (telefonisch, schriftelijk)
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een FR-softwarepakket
  • Overlegt met de verantwoordelijke over opleidingsbehoeften en -noden van/voor personeelsleden
  • Analyseert verslagen en data om opleidingsbehoeften en -noden te inventariseren
  • Stelt opleidingsactiviteiten voor op basis van geïnventariseerde behoeften
  • Overlegt met de verantwoordelijke over de mogelijke opleidingen
  • Vraagt opleidingen aan
  • Noteert aangevraagde/gevolgde opleidingen in het personeelsdossier
  • Volgt opleidingsactiviteiten op
  • Volgt de evaluaties van de opleiding en het aanbod op volgens het HR-beleid van de organisatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Gebruikt kantoorsoftware
  • Verzamelt beleidsondersteunende gegevens (ziekteverzuim, deeltijds werk, …)
  • Maakt tabellen en grafieken
  • Rapporteert aan de verantwoordelijke
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Geeft informatie over tewerkstellingsmaatregelen, tijdskrediet, deeltijdse arbeid, zwangerschappen,…
  • Zoekt arbeidswetgeving op via gespecialiseerde databanken
  • Volgt wijzigingen in de sociale wetgeving en aanpassingen in de CAO’s op
  • Controleert de gegevens op zijn correctheid rekening houdend met de sociale wetgeving en het arbeidsrecht
  • Wint advies in van derden
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Respecteert het stappenplan van de verkiezingsprocedure
  • Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
  • Informeert de raad of het comité over de technische bedrijfseenheid, het aantal werknemers, de directiefuncties en de kaderfuncties
  • Maakt de verkiezingsdatum en de kandidatenlijst bekend
  • Gebruikt kantoorsoftware
  • Gaat na welke tuchtmaatregelen in het arbeidsreglement voorzien zijn
  • Vult het dossier aan met bewijsmateriaal
  • Brengt formaliteiten in orde
  • Maakt een verslag
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Bezorgt documenten aan de nieuwe werknemers (arbeidsreglement, ontvangstbewijs, bedrijfsethiek, onthaalbrochure,….)
  • Stelt nieuwe werknemers voor aan de personeelsleden
  • Geeft uitleg over regels, procedures, arbeidsvoorwaarden, documenten,…
  • Gebruikt software voor loonberekening
  • Verzamelt de nodige gegevens
  • Beheert extra legale voordelen
  • Controleert de gegevens op hun juistheid en volledigheid
  • Voert standaardberekeningen uit (loon, pensioen, sociale bijdrage,…) rekening houdend met aan- en afwezigheden, premies,…
  • Past belastingwetgeving toe
  • Staat in voor de administratieve verwerking bij zwangerschappen, profilactische regelingen, ziekte, …
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Volgt de administratie van tijdelijke werknemers (uitzendkrachten, stagiares,…) op
  • Volgt interne verschuivingen, overplaatsing op
  • Treft de nodige administratieve regelingen bij in pensioenstelling, ontslag, verlofstelsels, afwezigheden…
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Wisselt informatie uit met het sociaal secretariaat, uitzendbureaus,…
  • Fungeert als aanspreekpunt tussen werknemers en het sociaal secretariaat
  • Volgt op of afspraken nageleefd worden
  • Evalueert op geregelde tijdstippen het contract
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
  • Digitaliseert, verwerkt en controleert documenten, data en informatie
  • Communiceert helder, duidelijk en op een zakelijke manier
  • Gebruikt instrumenten voor de opvolging van de activiteit van de organisatie/afdeling en maakt en werkt situatieoverzichten bij
  • Voert commerciële handelingen uit
  • Organiseert vergaderingen en stelt verslagen op
  • Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
  • Gaat confidentieel om met bedrijfsgerelateerde informatie
  • Organiseert de werkplek veilig, ordelijk en milieubewust
  • Gaat integer en respectvol om met klanten/collega’s
  • Zorg voor een goede overlegsituatie met de klant/collega’s
  • Wekt geen onrealiseerbare verwachtingen
  • Richt de aandacht op de wensen en de belangen van de klanten en op de samenwerking met collega’s
  • Probeert zich in de wensen en problemen van de klant/collega in te leven
  • Informeert zich over de ontwikkelingen in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Deelt kennis met collega's

Probleemoplossende vaardigheden

  • Inventariseert problemen (databanken, eigen administratie,…)
  • Analyseert de aard van de problemen
  • Merkt problemen op en signaleert ze in aan de leidinggevende
  • Werkt een passende oplossing uit voor problemen binnen het eigen takenpakket
  • Zoekt naar oplossingen om problemen te voorkomen binnen het eigen takenpakket
  • Gaat authentiek om met bezwaren, weerstand en klachten

Omgevingscontext

  • Dit beroep wordt meestal uitgeoefend in een kantooromgeving.
  • De beroepsuitoefening varieert naargelang de grootte van het bedrijf en volgens de bedrijfsactiviteiten.
  • De bedrijfsprocedures en -cultuur bepaalt de werkcontext waarnaar de beroepsbeoefenaar zich moet schikken.
  • Het wordt uitsluitend uitgeoefend in een dag-systeem.
  • De werkdruk kan variëren en pieken bereiken naargelang de noden van en de situatie in het bedrijf.
  • Het takenpakket is vrij gevarieerd
  • Voor een aantal taken zijn procedures uitgetekend.
  • Het beheren van individuele HR-dossiers vergt flexibiliteit en kan zorgen voor afwijkende procedures
  • Individuele HR-vragen kunnen een persoonlijke aanpak en verwerking eisen.
  • De beroepsbeoefenaar moet prioriteiten stellen binnen het eigen takenpakket en, indien nodig, doorgeven.
  • Binnen dit beroep is een goede communicatie belangrijk.
  • Sommige werkopdrachten verlopen volgens een regelmaat en moeten binnen de voorzien tijd uitgevoerd worden.
  • Het beroep kan alleen of in teamverband uitgeoefend worden.
  • De beroepsuitoefening is gebonden aan normen en reglementering inzake veiligheid, gezondheid, hygiëne, welzijn, milieu en vestiging.
  • De uitvoering van bepaalde taken is onderhevig aan digitalisering en automatisering.

Handelingscontext

  • De beroepsbeoefenaar dient tijdens de uitvoering van de opdracht zorgvuldig en vertrouwelijk te werken.
  • Voortdurend aandacht hebben voor tijdige aflevering en uitvoering van de opdrachten.
  • Efficiënt, kwaliteitsvol, ethisch en integer handelen in alle omstandigheden.
  • Zorgvuldig, economisch en ecologisch en handelen.
  • Handelt volgens de wetgeving en het HR-beleid van de organisatie.
  • Efficiënt communiceren met leidinggevende(n), collega’s, personeel, sollicitanten en externe HR-dienstverleners.
  • De beroepsbeoefenaar is sociaal vaardig
  • Stelt zich empatisch en positief assertief op
  • Het beantwoorden van HR-vragen vergt een individuele aanpak
  • Het beheren van HR-dossiers vraagt nauwgezet werken
  • Gaat discreet om met informatie
  • Is bereid om zaken aan te leren en anders aan te pakken

Autonomie

Is zelfstandig in
  • het voorbereiden, nauwkeurig uitvoeren en controleren van de opdracht
  • het bepalen van de volgorde van de uitvoering van de eigen opdrachten
  • het bepalen van de wijze waarop de eigen opdracht worden uitgevoerd
  • het beheren van personeelsdossiers
  • het zelf oplossen van problemen en onregelmatigheden
  • het melden van problemen aan de verantwoordelijke indien deze niet zelf op te lossen zijn.
  • het opvolgen van diensten geleverd door externe HR-dienstverleners
  • het beantwoorden van HR-vragen die tot zijn takenpakket/bevoegdheid behoren
  • het voeren van efficiënt communicatie met leidinggevende(n), collega’s, personeel, sollicitanten en externe HR-dienstverleners.
  • het opvolgen en informeren van het personeel
  • het permanent opvolgen van nieuwe ontwikkelingen en regelgeving rond HR.
  • het oplossingsgericht werken
  • het doelgroepgericht werken
  • het uitvoeren van commerciële handelingen
  • het permanent ontwikkelen van de eigen deskundigheid
Is gebonden aan
  • eindcontrole van een beperkt aantal opdrachten (vacatures,…)
  • opgelegde timing of noodzakelijk tijdstip voor de uitvoering van de taken
  • de geldende regels en bepaalde procedures van de organisatie
  • de bedrijfscultuur, het HR-beleid van de organisatie
  • sociale wetgeving, arbeidsreglement, cao’s, verzekeringscontracten,…
  • afspraken met HR-dienstverleners
  • de beschikbaarheid en de mogelijkheden van het personeel
Doet beroep op
  • de leidinggevende/de verantwoordelijke voor het inwinnen van informatie over het te volgen HR-beleid.
  • de leidinggevende/de verantwoordelijke voor het inwinnen van informatie over de opdracht en de aanpak van bepaalde taken
  • het team/collega’s voor het inwinnen van informatie om taken af te kunnen werken
  • externe HR-dienstverleners om hun diensten op te volgen
  • de verantwoordelijke indien problemen niet zelf op te lossen zijn

Verantwoordelijkheid

  • Organiseert en ondersteunt het proces van werving en selectie
  • Maakt individuele dossiers van werknemers aan, volgt op en voert updates door, rekening houdend met de actuele wetgeving
  • Vertaalt opleidingsbehoeften en -noden naar opleidingsinitiatieven
  • Actualiseert en werkt documenten uit om het HR-beleid te evalueren en bij te sturen
  • Licht het personeel in over sociale wetgeving en specifieke kenmerken van de organisatie
  • Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
  • Volgt de behandeling van tuchtmaatregelen en relaties met wettelijke instanties (arbeidsinspectie, arbeidsrechtbank, ...) op
  • Verwelkomt nieuwe werknemers en bevordert hun integratie
  • Controleert en voert loongegevens in (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
  • Beheert en volgt het volledige personeelsbestand op
  • Volgt contracten voor de outsourcing van diensten (betaling, werving, opleiding, ...) op
  • Werkt ondersteunend en loyaal t.a.v. de afdeling/organisatie
  • Werkt oplossingsgericht
  • Werkt doelgroepgericht
  • Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid

Attesten

Wettelijke attesten en voorwaarden

Er zijn geen wettelijke attesten of voorwaarden verplicht.