Polyvalent administratief medewerker

Globaal

Titel

Polyvalent administratief medewerker

Definitie

‘Het realiseren van de administratieve behandeling van dossiers en het doorsturen van informatie aan één of meerdere diensten (telefoon, e-mail, nota's, fax, ...) rekening houdend met de richtlijnen van de organisatie en de opdrachtvereisten teneinde dossiers volledig op te volgen.’

Niveau (VKS en EQF)

3

Jaar van erkenning

versie 3, 2019

Competenties

Opsomming competenties

• Competentie 1:
  Ontvangt en oriënteert klanten, leveranciers, bezoekers, noteert boodschappen en maakt afspraken
  • Stelt gerichte vragen
  • Maakt notities
  • Draagt informatie tijdig en inhoudelijk correct over aan de persoon/dienst voor wie ze bedoeld is
  • Verstrekt informatie volgens de richtlijnen
  • Gebruikt de taal die de organisatie vraagt
  • Verwijst door naar derden in de organisatie
  • Handelt steeds klantvriendelijk
  • Behandelt klachten op een professionele manier
  • Schat de hoogdringendheid van de oproep in en probeert dringende gevallen prioriteit te geven en door te sturen naar de betrokken dienst/contactpersoon
  • Controleert de ontvangen documenten
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Basiskennis klachtenbehandeling
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van regels voor het onthaal
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van principes van klantvriendelijkheid
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 2:
  Sorteert en verdeelt binnenkomende interne (elektronische) post volgens de richtlijnen van de organisatie
  • Selecteert te openen stukken
  • Bepaalt aan de hand van het adres en/of de inhoud voor wie een poststuk of een mail bestemd is
  • Verzamelt, klasseert en verdeelt post, dossiers, pakjes,...
  • Stelt de stukken ter beschikking van de afdelingen
  • Kopieert documenten
  • Legt een digitaal klassement aan
  • Gebruikt kantoorsoftware
  • Registreert inkomende post
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ergonomische technieken
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 3:
  Bereidt uitgaande post voor, sorteert en stuurt uit
  • Verzamelt en treft de nodige voorbereidingen om de stukken uit te sturen (post, dossiers, pakjes... )
  • Legt de stukken klaar voor verzending
  • Neemt telefonisch contact op met de betrokkenen in functie van de verzending
  • Registreert uitgaande post
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 4:
  Ontvangt te verwerken documenten , controleert en vraagt instructies over de termijn, het aantal ...
  • Stelt de nodige vragen over de uit te voeren opdracht
  • Neemt de nodige notities over de opdracht
  • Legt prioriteiten binnen eigen takenpakket
  • Maakt de eigen planning op
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis e-mailcorrespondentie
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van snelschrifttechnieken
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 5:
  Digitaliseert en verwerkt documenten en data
  • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
  • Scant documenten in
  • Typt teksten
  • Typt blind
  • Voert gegevens in
  • Neemt een ergonomische houding aan
  • Maakt teksten en brieven op volgens de huisstijl
  • Verzamelt en verwerkt gegevens en documenten (identificeren, coderen, registreren, …) volgens richtlijnen
  • Gebruikt de taal die de organisatie vraagt
  • Houdt de gegevens in databanken steeds up-to-date volgens de richtlijnen en procedures van de organisatie
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ergonomische technieken
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van dactylografie
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 6:
  Controleert de juistheid van de informatie tijdens de invoer en verbetert fouten
  • Leest na en controleert de eigen ingevoerde informatie
  • Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
  • Schrijft foutloos in de taal die de organisatie vraagt
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van dactylografie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 7:
  Biedt administratieve ondersteuning bij vergaderingen en evenementen
  • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
  • Notuleert tijdens vergaderingen
  • Stelt op basis van notulen een verslag op in functie van de doelgroep
  • Verzendt verslag aan de deelnemers
  • Verzamelt en verwerkt gegevens en documenten (identificeren, coderen, registreren, …) volgens richtlijnen
  • Werkt teksten uit met vakterminologie
  • Gebruikt de taal die de organisatie vraagt
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis e-mailcorrespondentie
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 8:
  Indexeert, klasseert en archiveert documenten
  • Verzamelt, registreert, klasseert en beheert gegevens
  • Codeert archiefstukken per categorie of rubriek
  • Bergt stukken op in het archiefsysteem
  • Slaat digitale stukken elektronisch op
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van snelschrifttechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 9:
  Voert kopieerwerk uit
  • Gebruikt kantoormateriaal (fax, kopieertoestel,…)
  • Controleert de benodigde aantallen
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 10:
  Voert ad hoc gelijkaardige administratieve opdrachten uit voor andere diensten
  • Stelt zich flexibel op
  • Legt prioriteiten binnen eigen takenpakket
  • Voert de opdracht binnen de voorziene tijdspanne uit
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis e-mailcorrespondentie
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van snelschrifttechnieken
  • Kennis van dactylografie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 11:
  Verzorgt de logistieke ondersteuning van vergaderingen en evenementen op vraag van de opdrachtgever
  • Bereidt evenementen praktisch voor
  • Maakt een lijst met uit te voeren voorbereidende activiteiten
  • Maakt afspraken, reservaties
  • Legt vergaderzalen vast
  • Reserveert media
  • Zorgt voor catering
  • Neemt telefonisch contact op met de nodige diensten
  • Stuurt agenda en bijhorende stukken op
  • Noteert verontschuldigingen
  • Nodigt deelnemers uit en organiseert een mogelijkheid tot inschrijving
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van voorraadbeheer
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 12:
  Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
  • Hanteert de huisstijl
  • Respecteert de gangbare bedrijfsprocedures
  • Past zich aan aan de algemene bedrijfscultuur
  • Stelt zich loyaal op t.a.v. het bedrijf
  • Werkt milieubewust
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van principes van klantvriendelijkheid
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 13:
  Organiseert verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden
  • Regelt vervoer (chauffeur, taxi,…)
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis e-mailcorrespondentie
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 14:
  Volgt de voorraad van het economaat op, stelt tekorten vast en plaatst bestellingen
  • Gebruikt software voor voorraadbeheer
  • Registreert voorraadgegevens
  • Berekent de hoeveelheid producten voor de bestelling
  • Vult een bestelbon in
  • Contacteert leveranciers
  • Selecteert en test nieuwe producten uit
  • Vraagt offertes op
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van voorraadbeheer
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 15:
  Staat in voor beperkte logistieke ondersteuning van de kantoorinrichting
  • Volgt de gemaakte afspraken op (onderhoudscontracten, afhalingen, geplande leveringen,…)
  • Meldt defecten en storingen aan kantooruitrusting
  • Volgt het op te lossen defect en/of storing op
  • Volgt gepland onderhoud van kantoormateriaal, wagenpark op
  • Houdt betrokkenen op de hoogte van de stand van zaken en fungeert als tussenpersoon
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 16:
  Bereidt professionele dossiers voor en volgt deze op (juridische dossiers, personeelsdossiers, boekhoudkundige dossiers,…)
  • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,…)
  • Zoekt (aanvullende) informatie op
  • Verzamelt alle nodige documenten
  • Werkt het dossier, indien nodig, volgens de instructies uit
  • Brengt dossiers administratief in orde
  • Volgt de dossiers, indien nodig, op volgens de instructies
  • Houdt dossiers up to date
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van bedrijfsadministratie (facturatie, betalingsdocumenten, voorraad ...)
  • Kennis van Engels: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: de belangrijkste punten kunnen begrijpen uit duidelijke standaardteksten over vertrouwde zaken die regelmatig voorkomen op het werk, gesprekken kunnen voeren in de meest voorkomende situaties op het werk, een eenvoudige tekst kunnen maken over onderwerpen die vertrouwd zijn op het werk, een beknopte beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis e-mailcorrespondentie
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van principes van klantvriendelijkheid
  • Kennis van digitaliseringstechnieken
  • Kennis van snelschrifttechnieken
  • Kennis van dactylografie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Attesten en voorwaarden