HR assistent

Globaal

Titel

HR assistent

Definitie

Het opvolgen en informeren van het personeel en het administratief beheren van personeelsdossiers, rekening houdend met de geldende regelgeving en het HR-beleid van de organisatie teneinde een efficiënt personeelsbeheer te ondersteunen en uit te voeren.

Niveau (VKS en EQF)

4

Jaar van erkenning

versie 3, 2020

Competenties

Opsomming competenties

• Competentie 1:
  Organiseert en ondersteunt het proces van werving en selectie
  • Stelt vacatures op volgens richtlijnen
  • Verspreidt de vacatures via verschillende kanalen
  • Screent de verschillende CV’s en motivatiebrieven aan de hand van het vereiste profiel en sorteert deze
  • Voert telefonisch een preselectie uit aan de hand van een standaardvragenlijst en –procedure
  • Nodigt, na overleg, potentiële kandidaten uit
  • Plant de sollicitatiegesprekken efficiënt in en volgt deze op
  • Geeft praktische ondersteuning bij interne assessments
  • Beantwoordt de niet weerhouden kandidaten
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ICT
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van selectie- en wervingsprocedure
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van personeelsbeleid
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van redactionele normen

• Competentie 2:
  Maakt individuele dossiers van werknemers aan, volgt op en voert updates door, rekening houdend met de actuele wetgeving
  • Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
  • Verzamelt en controleert gegevens (attesten, tijdsregistratie, wijzigingen personeel, dienstverplaatsingen, onkosten,….) volgens de richtlijnen
  • Houdt verlofadministratie en ziektemeldingen bij
  • Berekent verloftegoeden
  • Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
  • Registreert, klasseert en beheert gegevens
  • Stelt arbeidscontracten op
  • Stelt de nodige documenten op in functie van het beëindigen van een arbeidscontract
  • Stelt de nodige documenten op in functie van tijdelijke arbeidskrachten
  • Past gegevens aan bij in- en uitstroom of doorstroom van personeel
  • Signaleert bijzonderheden of afwijkingen aan de verantwoordelijke
  • Dient de wettelijke personeelsaangifte in
  • Beantwoordt individuele vragen van het personeel (telefonisch, schriftelijk)
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een FR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van rapporteringstechnieken

• Competentie 3:
  Vertaalt opleidingsbehoeften en -noden naar opleidingsinitiatieven
  • Overlegt met de verantwoordelijke over opleidingsbehoeften en -noden van/voor personeelsleden
  • Analyseert verslagen en data om opleidingsbehoeften en -noden te inventariseren
  • Stelt opleidingsactiviteiten voor op basis van geïnventariseerde behoeften
  • Overlegt met de verantwoordelijke over de mogelijke opleidingen
  • Vraagt opleidingen aan
  • Noteert aangevraagde/gevolgde opleidingen in het personeelsdossier
  • Volgt opleidingsactiviteiten op
  • Volgt de evaluaties van de opleiding en het aanbod op volgens het HR-beleid van de organisatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van personeelsbeleid
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 4:
  Actualiseert en werkt documenten uit om het HR-beleid te evalueren en bij te sturen
  • Gebruikt kantoorsoftware
  • Verzamelt beleidsondersteunende gegevens (ziekteverzuim, deeltijds werk, …)
  • Maakt tabellen en grafieken
  • Rapporteert aan de verantwoordelijke
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ICT
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken

• Competentie 5:
  Licht het personeel in over sociale wetgeving en specifieke kenmerken van de organisatie
  • Geeft informatie over tewerkstellingsmaatregelen, tijdskrediet, deeltijdse arbeid, zwangerschappen,…
  • Zoekt arbeidswetgeving op via gespecialiseerde databanken
  • Volgt wijzigingen in de sociale wetgeving en aanpassingen in de CAO’s op
  • Controleert de gegevens op zijn correctheid rekening houdend met de sociale wetgeving en het arbeidsrecht
  • Wint advies in van derden
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van loonberekening en -administratie
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket

• Competentie 6:
  Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
  • Respecteert het stappenplan van de verkiezingsprocedure
  • Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
  • Informeert de raad of het comité over de technische bedrijfseenheid, het aantal werknemers, de directiefuncties en de kaderfuncties
  • Maakt de verkiezingsdatum en de kandidatenlijst bekend
  • Gebruikt kantoorsoftware
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis van commerciële technieken
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 7:
  Volgt de behandeling van tuchtmaatregelen en relaties met wettelijke instanties (arbeidsinspectie, arbeidsrechtbank, ...) op
  • Gaat na welke tuchtmaatregelen in het arbeidsreglement voorzien zijn
  • Vult het dossier aan met bewijsmateriaal
  • Brengt formaliteiten in orde
  • Maakt een verslag
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van rapporteringstechnieken

• Competentie 8:
  Verwelkomt nieuwe werknemers en bevordert hun integratie
  • Bezorgt documenten aan de nieuwe werknemers (arbeidsreglement, ontvangstbewijs, bedrijfsethiek, onthaalbrochure,….)
  • Stelt nieuwe werknemers voor aan de personeelsleden
  • Geeft uitleg over regels, procedures, arbeidsvoorwaarden, documenten,…
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van selectie- en wervingsprocedure
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken

• Competentie 9:
  Controleert en voert loongegevens in (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
  • Gebruikt software voor loonberekening
  • Verzamelt de nodige gegevens
  • Beheert extra legale voordelen
  • Controleert de gegevens op hun juistheid en volledigheid
  • Voert standaardberekeningen uit (loon, pensioen, sociale bijdrage,…) rekening houdend met aan- en afwezigheden, premies,…
  • Past belastingwetgeving toe
  • Staat in voor de administratieve verwerking bij zwangerschappen, profilactische regelingen, ziekte, …
  • Gaat vertrouwelijk om met informatie
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van loonberekening en -administratie
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van kantoorsoftware

• Competentie 10:
  Beheert en volgt het volledige personeelsbestand op
  • Volgt de administratie van tijdelijke werknemers (uitzendkrachten, stagiares,…) op
  • Volgt interne verschuivingen, overplaatsing op
  • Treft de nodige administratieve regelingen bij in pensioenstelling, ontslag, verlofstelsels, afwezigheden…
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van loonberekening en -administratie
  • Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
  • Kennis van zakelijk communicatie

• Competentie 11:
  Volgt contracten voor de outsourcing van diensten (betaling, werving, opleiding, ...) op
  • Wisselt informatie uit met het sociaal secretariaat, uitzendbureaus,…
  • Fungeert als aanspreekpunt tussen werknemers en het sociaal secretariaat
  • Volgt op of afspraken nageleefd worden
  • Evalueert op geregelde tijdstippen het contract
  • Gebruikt een HR-softwarepakket
• met inbegrip van kennis:
  • Kennis van personeelsbeheer
  • Kennis van HR-software
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van arbeidsreglementering
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van personeelsorganisatie
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van dossierbeheer

• Competentie 12:
  Werkt ondersteunend en loyaal t.a.v. de afdeling/organisatie
  • Digitaliseert, verwerkt en controleert documenten, data en informatie
  • Communiceert helder, duidelijk en op een zakelijke manier
  • Gebruikt instrumenten voor de opvolging van de activiteit van de organisatie/afdeling en maakt en werkt situatieoverzichten bij
  • Voert commerciële handelingen uit
  • Organiseert vergaderingen en stelt verslagen op
  • Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
  • Gaat confidentieel om met bedrijfsgerelateerde informatie
  • Organiseert de werkplek veilig, ordelijk en milieubewust
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ergonomische technieken
  • Basiskennis ICT
  • Basiskennis van commerciële technieken
  • Basiskennis van presentatietechnieken
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van regels voor het onthaal
  • Kennis van agendabeheer
  • Kennis van technieken om nota te nemen
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken
  • Kennis van redactionele normen
  • Kennis van rapporteringstechnieken
  • Kennis van vergadertechnieken

• Competentie 13:
  Werkt oplossingsgericht
  • Inventariseert problemen (databanken, eigen administratie,…)
  • Analyseert de aard van de problemen
  • Merkt problemen op en signaleert ze in aan de leidinggevende
  • Werkt een passende oplossing uit voor problemen binnen het eigen takenpakket
  • Zoekt naar oplossingen om problemen te voorkomen binnen het eigen takenpakket
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ICT
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van dossierbeheer
  • Kennis van kantoorsoftware
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken
  • Kennis van rapporteringstechnieken
  • Kennis van timemanagement

• Competentie 14:
  Werkt doelgroepgericht
  • Gaat integer en respectvol om met klanten/collega’s
  • Zorg voor een goede overlegsituatie met de klant/collega’s
  • Wekt geen onrealiseerbare verwachtingen
  • Richt de aandacht op de wensen en de belangen van de klanten en op de samenwerking met collega’s
  • Probeert zich in de wensen en problemen van de klant/collega in te leven
  • Gaat authentiek om met bezwaren, weerstand en klachten
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ICT
  • Basiskennis van commerciële technieken
  • Kennis van bedrijfsadministratie
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van regels voor het onthaal
  • Kennis van zakelijk communicatie
  • Kennis van communicatietechnieken
  • Kennis van registratietechnieken
  • Kennis van redactionele normen

• Competentie 15:
  Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid
  • Informeert zich over de ontwikkelingen in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot de eigen werkzaamheden
  • Deelt kennis met collega's
• met inbegrip van kennis:
  • Basiskennis ICT
  • Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
  • Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.

Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen

Attesten en voorwaarden