Polyvalent administratief ondersteuner
BK-0203-3
Dit is de actuele versie van de beroepskwalificatie.
Globaal
Titel
Polyvalent administratief ondersteuner
Definitie
‘Het in opdracht uitvoeren van eenvoudige (geïnformatiseerde) administratieve taken rekening houdend met de opdrachtvereisten teneinde de vlotte algemene werking van het bedrijf te ondersteunen’.
Niveau (VKS en EQF)
2
Jaar van erkenning
versie 3, 2019
Competenties
Opsomming competenties
- Competentie 1:
Sorteert en verdeelt binnenkomende interne (elektronische) post volgens de richtlijnen van de organisatie
- Verzamelt, klasseert en verdeelt post, dossiers, pakjes,...
- Stelt de stukken ter beschikking van de afdelingen
- Kopieert documenten
- Gebruikt kantoorsoftware
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van ergonomische technieken
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van kantoorsoftware
- Competentie 2:
Bereidt uitgaande post voor, sorteert en stuurt uit
- Verzamelt en treft de nodige voorbereidingen om de stukken uit te sturen (post, dossiers, pakjes... )
- Legt de stukken klaar voor verzending
- Neemt telefonisch contact op met de betrokkenen in functie van de verzending
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 3:
Ontvangt te verwerken documenten , controleert en vraagt instructies over de termijn, het aantal ...
- Stelt de nodige vragen over de uit te voeren opdracht
- Neemt de nodige notities over de opdracht
- Legt prioriteiten binnen eigen takenpakket
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van snelschrifttechnieken
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 4:
Digitaliseert en verwerkt documenten en data
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
- Scant documenten in
- Typt teksten
- Typt blind
- Voert gegevens in
- Neemt een ergonomische houding aan
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van ergonomische technieken
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van dactylografie
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 5:
Controleert de juistheid van de informatie tijdens de invoer en verbetert fouten
- Leest na en controleert de eigen ingevoerde informatie
- Schrijft foutloos in de taal die de organisatie vraagt voor de taken die hij/zij moet uitvoeren
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van dactylografie
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 6:
Indexeert, klasseert en archiveert (elektronische) documenten
- Verzamelt, registreert, klasseert en beheert gegevens
- Codeert archiefstukken per categorie of rubriek
- Bergt stukken op in het archiefsysteem
- Slaat digitale stukken elektronisch op
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Basiskennis van ergonomische technieken
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 7:
Voert kopieerwerk uit
- Gebruikt kantoormateriaal (fax, kopieertoestel,…)
- Controleert de benodigde aantallen
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Competentie 8:
Verzorgt de logistieke ondersteuning van vergaderingen op vraag van de opdrachtgever
- Legt vergaderzalen vast
- Reserveert media
- Zorgt voor catering
- Neemt telefonisch contact op met de nodige diensten
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 9:
Voert ad hoc gelijkaardige administratieve opdrachten uit voor andere diensten
- Stelt zich flexibel op
- Legt prioriteiten
- Voert de opdracht binnen de voorziene tijdspanne uit
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van snelschrifttechnieken
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van dactylografie
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Competentie 10:
Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
- Hanteert de huisstijl
- Respecteert de gangbare bedrijfsprocedures
- Past zich aan aan de algemene bedrijfscultuur
- Stelt zich loyaal op t.a.v. het bedrijf
- Werkt milieubewust
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen
Kennis
- Basiskennis van ergonomische technieken
- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau
- Kennis van dactylografie
- Kennis van digitaliseringstechnieken
- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van snelschrifttechnieken
- Kennis van technieken om nota te nemen
Cognitieve vaardigheden
- Codeert archiefstukken per categorie of rubriek
- Controleert de benodigde aantallen
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- Gebruikt kantoorsoftware
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
- Hanteert de huisstijl
- Leest na en controleert de eigen ingevoerde informatie
- Legt prioriteiten
- Legt vergaderzalen vast
- Neemt de nodige notities over de opdracht
- Neemt telefonisch contact op met de betrokkenen in functie van de verzending
- Neemt telefonisch contact op met de nodige diensten
- Past zich aan aan de algemene bedrijfscultuur
- Reserveert media
- Respecteert de gangbare bedrijfsprocedures
- Schrijft foutloos in de taal die de organisatie vraagt voor de taken die hij/zij moet uitvoeren
- Slaat digitale stukken elektronisch op
- Stelt de nodige vragen over de uit te voeren opdracht
- Stelt zich flexibel op
- Stelt zich loyaal op t.a.v. het bedrijf
- Typt teksten
- Verzamelt en treft de nodige voorbereidingen om de stukken uit te sturen (post, dossiers, pakjes... )
- Verzamelt, klasseert en verdeelt post, dossiers, pakjes,...
- Voert gegevens in
- Werkt milieubewust
- Zorgt voor catering
Probleemoplossende vaardigheden
- Legt prioriteiten binnen eigen takenpakket
- Voert de opdracht binnen de voorziene tijdspanne uit
Motorische vaardigheden
- Bergt stukken op in het archiefsysteem
- Gebruikt kantoormateriaal (fax, kopieertoestel,…)
- Kopieert documenten
- Legt de stukken klaar voor verzending
- Neemt een ergonomische houding aan
- Scant documenten in
- Stelt de stukken ter beschikking van de afdelingen
- Typt blind
- Verzamelt, registreert, klasseert en beheert gegevens
Omgevingscontext
- Binnen dit beroep is een goede communicatie belangrijk.
- De bedrijfsprocedures en -cultuur bepaalt de werkcontext waaraan de beroepsbeoefenaar zich moet naar schikken.
- De beroepsuitoefening is gebonden aan normen en reglementering inzake veiligheid, gezondheid, hygiëne, welzijn, milieu en vestiging.
- De beroepsuitoefening varieert naargelang de grootte van het bedrijf en volgens de bedrijfsactiviteiten.
- De vaardigheden zijn weinig onderhevig aan evoluties.
- De werkdruk is vrij constant en afgestemd op het beroep.
- De werkopdrachten verlopen volgens een regelmaat en worden zo optimaal mogelijk binnen de beschikbare tijd gerealiseerd.
- Dit beroep wordt uitgeoefend in een kantooromgeving.
- Het beroep kan alleen of in teamverband uitgeoefend worden.
- Het takenpakket is weinig gevarieerd. De procedures en materieel zijn gekend. Soms moet de beroepsbeoefenaar prioriteiten binnen eigen takenpakket stellen.
- Het wordt uitsluitend uitgeoefend in een dag-systeem.
Handelingscontext
- De beroepsbeoefenaar dient tijdens de uitvoering van de opdracht zorgvuldig te werken.
- De meeste handelingen worden routinematig uitgevoerd.
- Efficiënt communiceren met leidinggevende(n) en collega’s.
- Efficiënt, kwaliteitsvol handelen in alle omstandigheden.
- Voortdurend aandacht hebben voor tijdige aflevering van de opdrachten.
- Werkt met verschillende collega’s in dezelfde ruimte.
- Zorgvuldig, economisch en ecologisch handelen.
Autonomie
Is zelfstandig in
- het bepalen van de volgorde van de uitvoering van de eigen opdrachten
- het nauwkeurig uitvoeren van de opdracht
Is gebonden aan
- de geldende regels en procedures van de organisatie
- eindcontrole van opdracht door leidinggevende
- opgelegde timing en afgebakende opdracht
- veiligheids-, hygiëne-, gezondheids- en milieureglementering
Doet beroep op
- de leidinggevende/de verantwoordelijke bij onduidelijkheden en duiding van de opdracht
- de verantwoordelijke in geval defecten van materieel
- het team/collega’s bij gebrek aan informatie
Verantwoordelijkheid
- Bereidt uitgaande post voor, sorteert en stuurt uit
- Controleert de juistheid van de informatie tijdens de invoer en verbetert fouten
- Digitaliseert en verwerkt documenten en data
- Indexeert, klasseert en archiveert (elektronische) documenten
- Ontvangt te verwerken documenten , controleert en vraagt instructies over de termijn, het aantal ...
- Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
- Sorteert en verdeelt binnenkomende interne (elektronische) post volgens de richtlijnen van de organisatie
- Verzorgt de logistieke ondersteuning van vergaderingen op vraag van de opdrachtgever
- Voert ad hoc gelijkaardige administratieve opdrachten uit voor andere diensten
- Voert kopieerwerk uit
Attesten en voorwaarden
Wettelijke attesten en voorwaarden
Er zijn geen wettelijke attesten of voorwaarden vereist.