HR assistent
BK-0321-3
Dit is de actuele versie van de beroepskwalificatie.
Globaal
Titel
HR assistent
Definitie
Het opvolgen en informeren van het personeel en het administratief beheren van personeelsdossiers, rekening houdend met de geldende regelgeving en het HR-beleid van de organisatie teneinde een efficiënt personeelsbeheer te ondersteunen en uit te voeren.
Niveau (VKS en EQF)
4
Jaar van erkenning
versie 3, 2020
Competenties
Opsomming competenties
- Competentie 1:
Organiseert en ondersteunt het proces van werving en selectie
- Stelt vacatures op volgens richtlijnen
- Verspreidt de vacatures via verschillende kanalen
- Screent de verschillende CV’s en motivatiebrieven aan de hand van het vereiste profiel en sorteert deze
- Voert telefonisch een preselectie uit aan de hand van een standaardvragenlijst en –procedure
- Nodigt, na overleg, potentiële kandidaten uit
- Plant de sollicitatiegesprekken efficiënt in en volgt deze op
- Geeft praktische ondersteuning bij interne assessments
- Beantwoordt de niet weerhouden kandidaten
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ICT
- Kennis van personeelsbeheer
- Kennis van selectie- en wervingsprocedure
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van personeelsbeleid
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Competentie 2:
Maakt individuele dossiers van werknemers aan, volgt op en voert updates door, rekening houdend met de actuele wetgeving
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
- Verzamelt en controleert gegevens (attesten, tijdsregistratie, wijzigingen personeel, dienstverplaatsingen, onkosten,….) volgens de richtlijnen
- Houdt verlofadministratie en ziektemeldingen bij
- Berekent verloftegoeden
- Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
- Registreert, klasseert en beheert gegevens
- Stelt arbeidscontracten op
- Stelt de nodige documenten op in functie van het beëindigen van een arbeidscontract
- Stelt de nodige documenten op in functie van tijdelijke arbeidskrachten
- Past gegevens aan bij in- en uitstroom of doorstroom van personeel
- Signaleert bijzonderheden of afwijkingen aan de verantwoordelijke
- Dient de wettelijke personeelsaangifte in
- Beantwoordt individuele vragen van het personeel (telefonisch, schriftelijk)
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- Gebruikt een FR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van HR-software
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Competentie 3:
Vertaalt opleidingsbehoeften en -noden naar opleidingsinitiatieven
- Overlegt met de verantwoordelijke over opleidingsbehoeften en -noden van/voor personeelsleden
- Analyseert verslagen en data om opleidingsbehoeften en -noden te inventariseren
- Stelt opleidingsactiviteiten voor op basis van geïnventariseerde behoeften
- Overlegt met de verantwoordelijke over de mogelijke opleidingen
- Vraagt opleidingen aan
- Noteert aangevraagde/gevolgde opleidingen in het personeelsdossier
- Volgt opleidingsactiviteiten op
- Volgt de evaluaties van de opleiding en het aanbod op volgens het HR-beleid van de organisatie
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van personeelsbeheer
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van personeelsbeleid
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van communicatietechnieken
- Competentie 4:
Actualiseert en werkt documenten uit om het HR-beleid te evalueren en bij te sturen
- Gebruikt kantoorsoftware
- Verzamelt beleidsondersteunende gegevens (ziekteverzuim, deeltijds werk, …)
- Maakt tabellen en grafieken
- Rapporteert aan de verantwoordelijke
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ICT
- Kennis van HR-software
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Competentie 5:
Licht het personeel in over sociale wetgeving en specifieke kenmerken van de organisatie
- Geeft informatie over tewerkstellingsmaatregelen, tijdskrediet, deeltijdse arbeid, zwangerschappen,…
- Zoekt arbeidswetgeving op via gespecialiseerde databanken
- Volgt wijzigingen in de sociale wetgeving en aanpassingen in de CAO’s op
- Controleert de gegevens op zijn correctheid rekening houdend met de sociale wetgeving en het arbeidsrecht
- Wint advies in van derden
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van loonberekening en -administratie
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Competentie 6:
Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
- Respecteert het stappenplan van de verkiezingsprocedure
- Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
- Informeert de raad of het comité over de technische bedrijfseenheid, het aantal werknemers, de directiefuncties en de kaderfuncties
- Maakt de verkiezingsdatum en de kandidatenlijst bekend
- Gebruikt kantoorsoftware
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis van commerciële technieken
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van kantoorsoftware
- Competentie 7:
Volgt de behandeling van tuchtmaatregelen en relaties met wettelijke instanties (arbeidsinspectie, arbeidsrechtbank, ...) op
- Gaat na welke tuchtmaatregelen in het arbeidsreglement voorzien zijn
- Vult het dossier aan met bewijsmateriaal
- Brengt formaliteiten in orde
- Maakt een verslag
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Competentie 8:
Verwelkomt nieuwe werknemers en bevordert hun integratie
- Bezorgt documenten aan de nieuwe werknemers (arbeidsreglement, ontvangstbewijs, bedrijfsethiek, onthaalbrochure,….)
- Stelt nieuwe werknemers voor aan de personeelsleden
- Geeft uitleg over regels, procedures, arbeidsvoorwaarden, documenten,…
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van selectie- en wervingsprocedure
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Competentie 9:
Controleert en voert loongegevens in (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
- Gebruikt software voor loonberekening
- Verzamelt de nodige gegevens
- Beheert extra legale voordelen
- Controleert de gegevens op hun juistheid en volledigheid
- Voert standaardberekeningen uit (loon, pensioen, sociale bijdrage,…) rekening houdend met aan- en afwezigheden, premies,…
- Past belastingwetgeving toe
- Staat in voor de administratieve verwerking bij zwangerschappen, profilactische regelingen, ziekte, …
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van loonberekening en -administratie
- Kennis van HR-software
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van kantoorsoftware
- Competentie 10:
Beheert en volgt het volledige personeelsbestand op
- Volgt de administratie van tijdelijke werknemers (uitzendkrachten, stagiares,…) op
- Volgt interne verschuivingen, overplaatsing op
- Treft de nodige administratieve regelingen bij in pensioenstelling, ontslag, verlofstelsels, afwezigheden…
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van personeelsbeheer
- Kennis van loonberekening en -administratie
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van zakelijk communicatie
- Competentie 11:
Volgt contracten voor de outsourcing van diensten (betaling, werving, opleiding, ...) op
- Wisselt informatie uit met het sociaal secretariaat, uitzendbureaus,…
- Fungeert als aanspreekpunt tussen werknemers en het sociaal secretariaat
- Volgt op of afspraken nageleefd worden
- Evalueert op geregelde tijdstippen het contract
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- met inbegrip van kennis:
- Kennis van personeelsbeheer
- Kennis van HR-software
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van dossierbeheer
- Competentie 12:
Werkt ondersteunend en loyaal t.a.v. de afdeling/organisatie
- Digitaliseert, verwerkt en controleert documenten, data en informatie
- Communiceert helder, duidelijk en op een zakelijke manier
- Gebruikt instrumenten voor de opvolging van de activiteit van de organisatie/afdeling en maakt en werkt situatieoverzichten bij
- Voert commerciële handelingen uit
- Organiseert vergaderingen en stelt verslagen op
- Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
- Gaat confidentieel om met bedrijfsgerelateerde informatie
- Organiseert de werkplek veilig, ordelijk en milieubewust
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ergonomische technieken
- Basiskennis ICT
- Basiskennis van commerciële technieken
- Basiskennis van presentatietechnieken
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van regels voor het onthaal
- Kennis van agendabeheer
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van vergadertechnieken
- Competentie 13:
Werkt oplossingsgericht
- Inventariseert problemen (databanken, eigen administratie,…)
- Analyseert de aard van de problemen
- Merkt problemen op en signaleert ze in aan de leidinggevende
- Werkt een passende oplossing uit voor problemen binnen het eigen takenpakket
- Zoekt naar oplossingen om problemen te voorkomen binnen het eigen takenpakket
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ICT
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van timemanagement
- Competentie 14:
Werkt doelgroepgericht
- Gaat integer en respectvol om met klanten/collega’s
- Zorg voor een goede overlegsituatie met de klant/collega’s
- Wekt geen onrealiseerbare verwachtingen
- Richt de aandacht op de wensen en de belangen van de klanten en op de samenwerking met collega’s
- Probeert zich in de wensen en problemen van de klant/collega in te leven
- Gaat authentiek om met bezwaren, weerstand en klachten
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ICT
- Basiskennis van commerciële technieken
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van regels voor het onthaal
- Kennis van zakelijk communicatie
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Competentie 15:
Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid
- Informeert zich over de ontwikkelingen in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Deelt kennis met collega's
- met inbegrip van kennis:
- Basiskennis ICT
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
Beschrijving competenties a.d.h.v. de descriptorelementen
Kennis
- Basiskennis ergonomische technieken
- Basiskennis ICT
- Basiskennis van commerciële technieken
- Basiskennis van presentatietechnieken
- Kennis van agendabeheer
- Kennis van arbeidsreglementering
- Kennis van bedrijfsadministratie
- Kennis van bedrijfscultuur en -procedures
- Kennis van bedrijfsprocessen ifv het uitvoeren van het eigen takenpakket
- Kennis van communicatietechnieken
- Kennis van dossierbeheer
- Kennis van Engels: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van Frans: standaardteksten over HR- en personeelgerelateerde thema’s begrijpen, gesprekken over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen voeren, een tekst over HR- en personeelgerelateerde thema’s kunnen opstellen, een beschrijving kunnen geven van ervaringen en gebeurtenissen die optreden op het werk.
- Kennis van HR-beleid (opleidingen, people management, verloningen, compensatie, ….)
- Kennis van HR-software
- Kennis van kantoorsoftware
- Kennis van loonberekening en -administratie
- Kennis van personeelsbeheer
- Kennis van personeelsbeleid
- Kennis van personeelsorganisatie
- Kennis van rapporteringstechnieken
- Kennis van redactionele normen
- Kennis van regels voor het onthaal
- Kennis van registratietechnieken
- Kennis van selectie- en wervingsprocedure
- Kennis van structuren en organisatie van HR-dienstverlening
- Kennis van technieken om nota te nemen
- Kennis van timemanagement
- Kennis van vergadertechnieken
- Kennis van zakelijk communicatie
Cognitieve vaardigheden
- Analyseert verslagen en data om opleidingsbehoeften en -noden te inventariseren
- Beantwoordt de niet weerhouden kandidaten
- Beantwoordt individuele vragen van het personeel (telefonisch, schriftelijk)
- Beheert extra legale voordelen
- Berekent verloftegoeden
- Bezorgt documenten aan de nieuwe werknemers (arbeidsreglement, ontvangstbewijs, bedrijfsethiek, onthaalbrochure,….)
- Brengt formaliteiten in orde
- Communiceert helder, duidelijk en op een zakelijke manier
- Controleert de gegevens op hun juistheid en volledigheid
- Controleert de gegevens op zijn correctheid rekening houdend met de sociale wetgeving en het arbeidsrecht
- Deelt kennis met collega's
- Dient de wettelijke personeelsaangifte in
- Digitaliseert, verwerkt en controleert documenten, data en informatie
- Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
- Evalueert op geregelde tijdstippen het contract
- Fungeert als aanspreekpunt tussen werknemers en het sociaal secretariaat
- Gaat confidentieel om met bedrijfsgerelateerde informatie
- Gaat integer en respectvol om met klanten/collega’s
- Gaat na welke tuchtmaatregelen in het arbeidsreglement voorzien zijn
- Gaat vertrouwelijk om met informatie
- Gebruikt een FR-softwarepakket
- Gebruikt een HR-softwarepakket
- Gebruikt instrumenten voor de opvolging van de activiteit van de organisatie/afdeling en maakt en werkt situatieoverzichten bij
- Gebruikt kantoorsoftware
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)
- Gebruikt software voor loonberekening
- Geeft informatie over tewerkstellingsmaatregelen, tijdskrediet, deeltijdse arbeid, zwangerschappen,…
- Geeft praktische ondersteuning bij interne assessments
- Geeft uitleg over regels, procedures, arbeidsvoorwaarden, documenten,…
- Houdt verlofadministratie en ziektemeldingen bij
- Identificeert de behoefte aan verdere ontwikkeling in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Informeert de raad of het comité over de technische bedrijfseenheid, het aantal werknemers, de directiefuncties en de kaderfuncties
- Informeert zich over de ontwikkelingen in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Maakt de verkiezingsdatum en de kandidatenlijst bekend
- Maakt een verslag
- Maakt tabellen en grafieken
- Nodigt, na overleg, potentiële kandidaten uit
- Noteert aangevraagde/gevolgde opleidingen in het personeelsdossier
- Organiseert de werkplek veilig, ordelijk en milieubewust
- Organiseert vergaderingen en stelt verslagen op
- Overlegt met de verantwoordelijke over de mogelijke opleidingen
- Overlegt met de verantwoordelijke over opleidingsbehoeften en -noden van/voor personeelsleden
- Past belastingwetgeving toe
- Past gegevens aan bij in- en uitstroom of doorstroom van personeel
- Plant de sollicitatiegesprekken efficiënt in en volgt deze op
- Probeert zich in de wensen en problemen van de klant/collega in te leven
- Rapporteert aan de verantwoordelijke
- Registreert, klasseert en beheert gegevens
- Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels
- Respecteert het stappenplan van de verkiezingsprocedure
- Richt de aandacht op de wensen en de belangen van de klanten en op de samenwerking met collega’s
- Screent de verschillende CV’s en motivatiebrieven aan de hand van het vereiste profiel en sorteert deze
- Signaleert bijzonderheden of afwijkingen aan de verantwoordelijke
- Staat in voor de administratieve verwerking bij zwangerschappen, profilactische regelingen, ziekte, …
- Stelt arbeidscontracten op
- Stelt de nodige documenten op in functie van het beëindigen van een arbeidscontract
- Stelt de nodige documenten op in functie van tijdelijke arbeidskrachten
- Stelt nieuwe werknemers voor aan de personeelsleden
- Stelt opleidingsactiviteiten voor op basis van geïnventariseerde behoeften
- Stelt vacatures op volgens richtlijnen
- Treft de nodige administratieve regelingen bij in pensioenstelling, ontslag, verlofstelsels, afwezigheden…
- Verspreidt de vacatures via verschillende kanalen
- Verwerft nieuwe kennis en vaardigheden in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Verzamelt beleidsondersteunende gegevens (ziekteverzuim, deeltijds werk, …)
- Verzamelt de nodige gegevens
- Verzamelt en controleert gegevens (attesten, tijdsregistratie, wijzigingen personeel, dienstverplaatsingen, onkosten,….) volgens de richtlijnen
- Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
- Voert commerciële handelingen uit
- Voert standaardberekeningen uit (loon, pensioen, sociale bijdrage,…) rekening houdend met aan- en afwezigheden, premies,…
- Voert telefonisch een preselectie uit aan de hand van een standaardvragenlijst en –procedure
- Volgt de administratie van tijdelijke werknemers (uitzendkrachten, stagiares,…) op
- Volgt de evaluaties van de opleiding en het aanbod op volgens het HR-beleid van de organisatie
- Volgt interne verschuivingen, overplaatsing op
- Volgt nieuwe evoluties op in relatie tot de eigen werkzaamheden
- Volgt op of afspraken nageleefd worden
- Volgt opleidingsactiviteiten op
- Volgt wijzigingen in de sociale wetgeving en aanpassingen in de CAO’s op
- Vraagt opleidingen aan
- Vult het dossier aan met bewijsmateriaal
- Wekt geen onrealiseerbare verwachtingen
- Wint advies in van derden
- Wisselt informatie uit met het sociaal secretariaat, uitzendbureaus,…
- Zoekt arbeidswetgeving op via gespecialiseerde databanken
- Zorg voor een goede overlegsituatie met de klant/collega’s
Probleemoplossende vaardigheden
- Analyseert de aard van de problemen
- Gaat authentiek om met bezwaren, weerstand en klachten
- Inventariseert problemen (databanken, eigen administratie,…)
- Merkt problemen op en signaleert ze in aan de leidinggevende
- Werkt een passende oplossing uit voor problemen binnen het eigen takenpakket
- Zoekt naar oplossingen om problemen te voorkomen binnen het eigen takenpakket
Omgevingscontext
- Binnen dit beroep is een goede communicatie belangrijk.
- De bedrijfsprocedures en -cultuur bepaalt de werkcontext waarnaar de beroepsbeoefenaar zich moet schikken.
- De beroepsbeoefenaar moet prioriteiten stellen binnen het eigen takenpakket en, indien nodig, doorgeven.
- De beroepsuitoefening is gebonden aan normen en reglementering inzake veiligheid, gezondheid, hygiëne, welzijn, milieu en vestiging.
- De beroepsuitoefening varieert naargelang de grootte van het bedrijf en volgens de bedrijfsactiviteiten.
- De uitvoering van bepaalde taken is onderhevig aan digitalisering en automatisering.
- De werkdruk kan variëren en pieken bereiken naargelang de noden van en de situatie in het bedrijf.
- Dit beroep wordt meestal uitgeoefend in een kantooromgeving.
- Het beheren van individuele HR-dossiers vergt flexibiliteit en kan zorgen voor afwijkende procedures
- Het beroep kan alleen of in teamverband uitgeoefend worden.
- Het takenpakket is vrij gevarieerd
- Het wordt uitsluitend uitgeoefend in een dag-systeem.
- Individuele HR-vragen kunnen een persoonlijke aanpak en verwerking eisen.
- Sommige werkopdrachten verlopen volgens een regelmaat en moeten binnen de voorzien tijd uitgevoerd worden.
- Voor een aantal taken zijn procedures uitgetekend.
Handelingscontext
- De beroepsbeoefenaar dient tijdens de uitvoering van de opdracht zorgvuldig en vertrouwelijk te werken.
- De beroepsbeoefenaar is sociaal vaardig
- Efficiënt communiceren met leidinggevende(n), collega’s, personeel, sollicitanten en externe HR-dienstverleners.
- Efficiënt, kwaliteitsvol, ethisch en integer handelen in alle omstandigheden.
- Gaat discreet om met informatie
- Handelt volgens de wetgeving en het HR-beleid van de organisatie.
- Het beantwoorden van HR-vragen vergt een individuele aanpak
- Het beheren van HR-dossiers vraagt nauwgezet werken
- Is bereid om zaken aan te leren en anders aan te pakken
- Stelt zich empatisch en positief assertief op
- Voortdurend aandacht hebben voor tijdige aflevering en uitvoering van de opdrachten.
- Zorgvuldig, economisch en ecologisch en handelen.
Autonomie
Is zelfstandig in
- het beantwoorden van HR-vragen die tot zijn takenpakket/bevoegdheid behoren
- het beheren van personeelsdossiers
- het bepalen van de volgorde van de uitvoering van de eigen opdrachten
- het bepalen van de wijze waarop de eigen opdracht worden uitgevoerd
- het doelgroepgericht werken
- het melden van problemen aan de verantwoordelijke indien deze niet zelf op te lossen zijn.
- het oplossingsgericht werken
- het opvolgen en informeren van het personeel
- het opvolgen van diensten geleverd door externe HR-dienstverleners
- het permanent ontwikkelen van de eigen deskundigheid
- het permanent opvolgen van nieuwe ontwikkelingen en regelgeving rond HR.
- het uitvoeren van commerciële handelingen
- het voeren van efficiënt communicatie met leidinggevende(n), collega’s, personeel, sollicitanten en externe HR-dienstverleners.
- het voorbereiden, nauwkeurig uitvoeren en controleren van de opdracht
- het zelf oplossen van problemen en onregelmatigheden
Is gebonden aan
- afspraken met HR-dienstverleners
- de bedrijfscultuur, het HR-beleid van de organisatie
- de beschikbaarheid en de mogelijkheden van het personeel
- de geldende regels en bepaalde procedures van de organisatie
- eindcontrole van een beperkt aantal opdrachten (vacatures,…)
- opgelegde timing of noodzakelijk tijdstip voor de uitvoering van de taken
- sociale wetgeving, arbeidsreglement, cao’s, verzekeringscontracten,…
Doet beroep op
- de leidinggevende/de verantwoordelijke voor het inwinnen van informatie over de opdracht en de aanpak van bepaalde taken
- de leidinggevende/de verantwoordelijke voor het inwinnen van informatie over het te volgen HR-beleid.
- de verantwoordelijke indien problemen niet zelf op te lossen zijn
- externe HR-dienstverleners om hun diensten op te volgen
- het team/collega’s voor het inwinnen van informatie om taken af te kunnen werken
Verantwoordelijkheid
- Actualiseert en werkt documenten uit om het HR-beleid te evalueren en bij te sturen
- Beheert en volgt het volledige personeelsbestand op
- Controleert en voert loongegevens in (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
- Licht het personeel in over sociale wetgeving en specifieke kenmerken van de organisatie
- Maakt individuele dossiers van werknemers aan, volgt op en voert updates door, rekening houdend met de actuele wetgeving
- Ontwikkelt permanent de eigen deskundigheid
- Organiseert en ondersteunt het proces van werving en selectie
- Vertaalt opleidingsbehoeften en -noden naar opleidingsinitiatieven
- Verwelkomt nieuwe werknemers en bevordert hun integratie
- Verzorgt de praktische organisatie van de sociale verkiezingen
- Volgt contracten voor de outsourcing van diensten (betaling, werving, opleiding, ...) op
- Volgt de behandeling van tuchtmaatregelen en relaties met wettelijke instanties (arbeidsinspectie, arbeidsrechtbank, ...) op
- Werkt doelgroepgericht
- Werkt ondersteunend en loyaal t.a.v. de afdeling/organisatie
- Werkt oplossingsgericht
Attesten en voorwaarden
Wettelijke attesten en voorwaarden
Er zijn geen wettelijke attesten of voorwaarden vereist.