A De werkomgeving en het profiel van de office assistant
- de meest voorkomende organisatiestructuren van een organisatie herkennen, benoemen en beschrijven zoals:
- de lijnorganisatie,
- de staforganisatie,
- de lijn-staforganisatie,
- de functionele organisatie.
- de voordelen en de nadelen van een lijnorganisatie, staforganisatie, lijn-staforganisatie en functionele organisatie herkennen, benoemen en beschrijven.
- op basis van beschikbare informatie een organogram opstellen.
- een bestaand organogram aanpassen aan een nieuwe situatie.
- uit een gegeven organogram informatie over de structuur en functies in een organisatie afleiden en toelichten.
- de verschillende afdelingen zoals aankoop, verkoop, magazijn, productie, boekhouding, personeel, marketing, IT, secretariaat en juridische afdeling van een organisatie in het organogram situeren en de belangrijkste taken bij elke afdeling beschrijven.
- de meest geschikte kantooropstelling zoals cellenkantoor, landschapskantoor of combinatiekantoor kiezen op basis van de voordelen en de nadelen.
- de noodzaak van een efficiënte en functionele inrichting van een kantoor toelichten rekening houdend met de beschikbare oppervlakte, uit te voeren taken, lichtinval …
- nieuwe tendensen op vlak van kantooromgeving zoals flexwerkplekken, hotspots, kantoorbussen, telewerken … herkennen en beschrijven
- de voordelen en de nadelen van nieuwe tendensen op vlak van kantooromgeving herkennen, benoemen en beschrijven
- veel voorkomend kantoormeubilair herkennen en benoemen zoals
- schrijftafel,
- bureaustoel,
- archiefkasten
- …
- de eigenschappen van verschillende soorten kantoormeubilair opzoeken en toelichten.
- de opstellingsmogelijkheden van verschillende soorten kantoormeubilair opzoeken en toelichten.
- het begrip ergonomie beschrijven.
- de oorzaken van RSI omschrijven en weten hoe men dit kan voorkomen.
de wettelijke ergonomische vereisten voor het werken met computers opzoeken en toelichten. - de ergonomische aspecten op kantoor herkennen, toepassen en verbeteringsvoorstellen formuleren.
de gebruikelijke kantoorbenodigdheden zoals een perforator, nietjesmachine, klembord, ordner en bestekmapje herkennen, benoemen en hanteren.
- de gebruikelijke kantoorapparatuur zoals laptop, desktop, tablet, printer, scanner, beamer, kopieerapparaat, dictafoon, rekenmachine, papiervernietiger, papiersnijmachine en lamineerapparaat herkennen en benoemen.
- de gebruikersmogelijkheden van kantoorapparatuur opzoeken in een gegeven handleiding en toelichten.
- het milieubewust omgaan met kantoorapparatuur toelichten.
- de voordelen en de nadelen van de gebruikelijke kantoorapparatuur herkennen, benoemen en beschrijven.
- het belang van klein onderhoud van gebruikelijke kantoorapparatuur toelichten.
- de noodzaak van milieubewust werken toelichten.
- voorbeelden van milieubewust werken herkennen, benoemen, beschrijven en toepassen zoals
- papier- en inktverbruik beperken zoals recto-verso, afdrukken naar scherm en conceptkwaliteit
- beeldscherm uitschakelen, in slaapstand zetten
- kantoorafval correct sorteren
- …
- het profiel van de office assistant afleiden (uit bijvoorbeeld personeelsadvertenties) en toelichten.
- de belangrijkste taken van de office assistant herkennen, benoemen en beschrijven.
B Onthaal van bezoekers
- het belang van een goed onthaal illustreren.
- basisregels en basisvoorschriften van juiste omgangsvormen en etiquette toepassen.
- het belang van een goed voorkomen en persoonlijke uitstraling in een onthaalfunctie illustreren.
- het belang van een correcte bezoekersregistratie illustreren.
- bezoekers doorverwijzen naar de juiste medewerker, dienst of wachtruimte.
- informatie over toekomstige evoluties en tendensen over telefonisch onthaal opzoeken, afleiden en toelichten.
C Communicatie
inkomende en uitgaande post
- vormen van inkomende en uitgaande post herkennen, benoemen en beschrijven zoals
- genormaliseerd zendingen
- zendingen met spoed,
- aangetekende zendingen
- ...
- de meest courante begrippen met betrekking tot postbehandeling herkennen, benoemen en beschrijven zoals
- de genormaliseerde zending,
- de postbus,
- de uitgestelde vergoeding,
- circulatielijst,
- volmacht,
- de nieuwe tendensen op vlak van postbehandeling zoals online facturering, digitale frankeersystemen, pakjes traceren en leveringsbeheer herkennen.
- informatie over nieuwe tendensen op vlak van postbehandeling opzoeken en toelichten
- inkomende post zoals brieven, faxen, e-mailberichten of pakjes behandelen volgens vastgelegde procedures.
- uitgaande post zoals brieven, faxen, e-mailberichten of pakjes behandelen volgens vastgelegde procedures.
- een gepaste verzendmethode kiezen op basis van gegeven informatie.
- een e-mail (met bijlage) opstellen, ontvangen, beantwoorden en doorsturen (inclusief CC, BCC, leesbevestiging, prioriteit)
- ontvangen en verzonden e-mails klasseren in mappen.
inkomende en uitgaande telefoongesprekken
- inkomende telefoonoproepen beantwoorden en doorverbinden.
- korte boodschappen noteren en het internationale NAVO spellingsalfabet kennen en toepassen.
- telefoonnummers opzoeken.
- een mededeling formuleren voor het antwoordapparaat.
nieuwe communicatiemiddelen
op basis van de voor-en nadelen van de nieuwe communicatiemiddelen zoals voice over IP of sociale media het meest geschikte communicatiemiddel kiezen in een gegeven situatie.
de (elektronische) agenda raadplegen en afspraken, reservaties en opdrachten correct inpassen, wijzigen en annuleren.
D Het klassement en het archief
doel en vereisten van het klassement en het archief
- het doel van een efficiënt klassement en een efficiënt archief. toelichten.
- de vereisten van een klassement en een archief toelichten.
klasseer- en archiveermethodes
- de verschillende methodes om te klasseren of te archiveren benoemen en toelichten:
- alfanumeriek
- alfabetisch
- numeriek
- chronologisch
- geografisch
- decimaal
- gegevens klasseren, opzoeken en terugzetten volgens de verschillende methodes.
- de voordelen en de nadelen van elke klasseermethode herkennen, benoemen en beschrijven.
- afleiden welke klasseermethode het meest aangewezen is in een gegeven situatie.
- het meest geschikte klasseermateriaal zoals de ringmap, ordner of de archiefdoos kiezen in een gegeven situatie.
- de microfilm als hulpmiddel bij het bewaren en opzoeken van documenten in het archief herkennen, benoemen en beschrijven.
het digitaal klassement en digitaal archief
- een efficiënte mappenstructuur voor digitale documenten aanmaken.
- de noodzaak van het maken van een back-up, al dan niet met behulp van een digitaal platform, begrijpen en toelichten.
- nieuwe tendensen voor het verzekeren van gegevens zoals opslag in de cloud herkennen, benoemen en toelichten.
de verplichtingen in verband met archiveren zoals de duur of de manier van opslaan afleiden uit de meest recente reglementering
E Vergaderingen
het belang en het nut van vergaderen
het belang en nut van vergaderen (in de context van een organisatie) illustreren
vergadersoorten en vergadervormen
- verschillende soorten vergaderingen en hun doel herkennen, benoemen en beschrijven zoals
- informatie geven,
- informatie uitwisselen,
- mening vormen,
- brainstormen,
- ideeën ontwikkelen,
- besluiten nemen,
- activiteiten plannen
- …
- verschillende vergadervormen herkennen, benoemen en beschrijven zoals
- werkgroep,
- discussie,
- debat,
- seminarie,
- (video)conferentie,
- plenum,
- conference call,
- workshop,
- congres
- ondernemingsraad,
- raad van beheer of raad van bestuur
- colloquium,
- panelgesprek
- ...
- de rol van de belangrijkste deelnemers herkennen, benoemen en beschrijven:
- voorzitter,
- secretaris,
- leden.
- de basisprincipes van efficiënt vergaderen herkennen, benoemen en beschrijven.
- de besluitvormende principes bij een vergadering herkennen, benoemen en beschrijven:
- meerderheid,
- veto,
- consensus,
- unanimiteit.
de taken van de office assistant
de verschillende taken van de office assistant bij de voorbereiding, de ondersteuning en de opvolging van een vergadering herkennen, benoemen en beschrijven.
F Zakenreis en zakenlunch
- verschillende soorten zakenreizen herkennen, benoemen en beschrijven zoals:
- prospectie
- bezoek buitenlandse klant/leverancier,
- bezoek handelsbeurs,
- deelname congres,
- incentive,
- handelsmissie,
- opleiding.
- de meest gebruikte reisbegrippen herkennen, benoemen en beschrijven zoals
- jetlag,
- economy en businessclass,
- lijn- en chartervlucht,
- check-in en check-out,
- tijdstabel,
- voucher,
- …
- de verschillende taken van de office assistant bij de organisatie van een (gebudgetteerde) zakenreis herkennen, benoemen, beschrijven en plannen.
- zelf een zakenreis uitwerken door informatie te verzamelen over vervoermiddelen, logies, reisroute, kostprijs… en de nodige reisdocumenten opsommen, bedragen omrekenen van vreemde valuta naar euro en omgekeerd …
- de soorten zakenlunch herkennen, benoemen, beschrijven en plannen:
- ontbijt,
- brunch,
- lunch,
- souper,
- diner.
- de verschillende taken van de office assistant bij de organisatie van een (gebudgetteerde) zakenlunch herkennen, benoemen en beschrijven.
- zelf een zakenlunch uitwerken door informatie over menu’s, prijzen, formules… te verzamelen en te vergelijken, …