A De kantooromgeving (30%)
De kantoorruimte
- cellenkantoor
- landschapskantoor
- combinatiekantoor
- andere mogelijkheden en nieuwe tendensen
De belangrijkste mogelijkheden van kantoorinrichting opsommen.
Mogelijke indelingen van kantoorruimte herkennen, schematisch voorstellen en toelichten.
De voor- en nadelen van elke mogelijke indeling opsommen en toelichten.
Kantoorinrichting
- kantoormeubilair
- kantoorapparatuur
Kantoormeubilair en –apparatuur bespreken en het gebruik ervan toelichten.
De noodzaak van ergonomisch werken aantonen.
Van divers kantoormeubilair uitleggen hoe ermee ergonomisch gewerkt kan worden (onder ander zithouding, afstand tot het scherm).
De noodzaak van milieubewust werken uitleggen.
Uitleggen hoe milieubewust kan worden omgegaan onder andere met papier en inktverbruik, door het uitschakelen van het scherm bij het verlaten van de werkpost.
B De office/management assistant (70%)
Het profiel van de office assistant omschrijven waarbij de beroepshouding (onder andere tact, hoffelijkheid, discretie, nauwkeurigheid, deontologie), vaardigheden (onder andere telefoneren, redactionele vaardigheden voor het schrijven van memo's, brieven, website publicaties) en het voorkomen (onder andere kledij, hygiëne) besproken worden, afgeleid worden uit advertenties.
Onthaal van bezoekers en van nieuwe medewerkers
De vaardigheden, attitudes en taken van de onthaalbediende (front office) opsommen en toelichten.
Het belang van een goed onthaal, van een goed voorkomen en een persoonlijke uitstraling in een onthaalfunctie aantonen.
Inkomende en uitgaande telefoongesprekken voeren
De handelingen die gesteld worden bij inkomende en uitgaande telefoongesprekken toelichten.
Zowel binnen- als buitenlandse telefoonnummers opzoeken via het internet.
Een telefoonmemo invullen.
De elektronische agenda van Outlook gebruiken en correct invullen.
Communicatie (inkomende en uitgaande post)
Vormen van inkomende en uitgaande post (onder andere genormaliseerde, spoed, aangetekend) toelichten.
De meest courante begrippen met betrekking tot postbehandeling verklaren (onder andere genormaliseerde zending, postbus, uitgestelde vergoeding, circulatielijst, wachtmap, volmacht, persoonlijke zegels).
De nieuwe tendensen op vlak van postbehandeling (onder andere online facturering, digitale frankeersystemen, pakjestracering, Certipost, leveringsbeheer) toelichten.
De belangrijkste koerierdiensten opzoeken en hun procedures vergelijken.
Nationale en internationale posttarieven en voorschriften raadplegen via internet en toepassen.
Communicatie (elektronische post)
Begrippen in verband met e-mail uitleggen (onder andere cc, bcc, pdf, comprimeren, decomprimeren, zelfextraheren, coderen, encryptie).
Het doel van een efficiënt klassement en van een efficiënt archief verwoorden en de vereisten opsommen.
De klasseermethoden (alfabetisch, chronologisch, numeriek, geografisch, decimaal, alfanumeriek, mogelijke andere methodes) opsommen, toelichten, herkennen en toepassen.
Verschillende middelen om te klasseren of te archiveren opsommen en herkennen.
De voor- en nadelen ervan toelichten.
Voor een gegeven context het meest geschikte middel kiezen (zowel papier als digitaal).
Het belang en nut van vergaderen in de context van een instelling of een onderneming omschrijven.
Verschillende soorten vergaderingen (onder andere informatie geven, informatie uitwisselen, mening vormen, brainstormen, ideeën ontwikkelen, besluiten nemen, activiteiten plannen) in de context van een instelling of onderneming toelichten en met voorbeelden illustreren.
Verschillende vergadervormen (onder andere werkgroep, discussie, debat, seminarie, (video)conferentie, plenum, conference call) toelichten).
Volgende begrippen in verband met vergaderen toelichten: de rol van de belangrijkste deelnemers (onder andere voorzitter, secretaris, leden), basisprincipes van efficiënt vergaderen, besluitvormende principes bij een vergadering (onder andere meerderheid, veto, consensus, unanimiteit).
De diverse taken van de office assistant bij de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van de vergadering bespreken.
Zakenreizen en zakenlunch voorbereiden
Verschillende soorten zakenreizen (onder andere prospectie, bezoek buitenlandse klant/leverancier, bezoek handelsbeurs, deelname congres) opsommen en toelichten.
De meest courante reisbegrippen (onder andere jetlag, economy en businessclass, lijn- en chartervlucht, check-in, tijdstabel, voucher) toelichten.
Een zakenreis organiseren (onder andere informatie verzamelen over vervoermiddelen en logies, reisdocumenten oplijsten, bedragen omrekenen van euro naar vreemde valuta en omgekeerd) via internettoepassing.
Soorten zakenlunches opsommen en omschrijven.
Een zakenlunch organiseren (onder andere informatie opvragen omtrent accommodatie en culinair aanbod en doelgroepgerichte keuze maken) via internettoepassing.