Wat neem je op in je portfolio?
Je portfolio is een doelgerichte verzameling van bewijsmateriaal waarmee je aantoont welke competenties je hebt verworven op het werk. Je beschrijft wat je gedaan hebt. Zo toon je welke kennis en vaardigheden je hebt. Je geeft de nodige uitleg aan de hand van concrete situaties en voegt documenten toe die bewijzen dat je dat werk effectief zelf gedaan hebt.
We verwachten dat je bewijst dat je praktijkervaring hebt in zeven domeinen: administratieve ondersteuning, logistieke ondersteuning, communicatie, goederenbehandeling, voorraadbeheer, machinegebruik en administratieve ondersteuning bij logistieke taken.
Administratieve ondersteuning
De (elektronische) agenda beheren
Je kan in een bestaande (elektronische) agenda afspraken invoeren, wijzigen en annuleren.
Je houdt rekening met praktische overwegingen zoals verplaatsingen en maaltijden.
Binnengekomen post sorteren, verdelen, beantwoorden en doorsturen
Uitgaande post voorbereiden, sorteren en versturen
Je gebruikt e-mailsoftware.
Je kan de inkomende post:
- ontvangen,
- voorsorteren,
- openen,
- registeren,
- sorteren,
- verdelen.
Je kan de uitgaande post:
- adresseren,
- sorteren,
- registeren,
- vouwen,
- sluiten,
- frankeren,
- verzenden via gewone verzending, luchtpost, (internationale) aangetekende zending, koerierdiensten.
Documenten ontvangen, controleren en digitaal verwerken
Je geeft een volgnummer aan documenten zodat je ze eenvoudig kan klasseren (alfabetisch, numeriek, chronologisch, alfanumeriek, geografisch, decimaal).
Je noteert regelmatig tijdens vergaderingen, teamoverleg of andere momenten.
Je werkt met een computer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.
Je gebruikt kantoorsoftware voor gegevensbeheer.
Je kan met een aanvaardbare snelheid een tekst typen.
Je kan juridische documenten correct invullen.
- Je kan een blanco arbeidsovereenkomst invullen.
- Je kan een blanco (handels)huurovereenkomst invullen.
Je kan informatie afleiden uit juridische documenten of teksten (bijvoorbeeld een brochure).
- Je kan gegevens afleiden uit het arbeidsreglement.
- Je kan gegevens afleiden uit een arbeidsovereenkomst van een werknemer.
- Je kan gegevens afleiden uit een (handels)huurovereenkomst.
- Je kan gegevens afleiden uit een verzekeringspolis.
- Je kan gegevens afleiden uit een loonfiche.
Je kan een eenvoudig juridisch probleem oplossen op basis van juridische documenten of teksten (bijvoorbeeld een brochure).
- Je kan een vraag omtrent de (handels)huur oplossen met behulp van de (handels)huurovereenkomst.
- Je kan een vraag omtrent een schadegeval oplossen met behulp van de verzekeringspolis.
- Je kan een vraag omtrent een personeelsaangelegenheid oplossen met behulp van het arbeidsreglement en/of de arbeidsovereenkomst.
Documenten indexeren, klasseren en archiveren
Je kan verschillende klasseermethoden toepassen (alfabetisch, numeriek, chronologisch, alfanumeriek, geografisch, decimaal).
Je gebruikt klasseer- en archiveringsmaterialen.
Gegevens raadplegen, invoeren in een computer en bijwerken
Je werkt met een computer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.
Je gebruikt kantoorsoftware voor rekenblad.
Je gebruikt kantoorsoftware voor gegevensbeheer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor presentaties.
Je kan met een aanvaardbare snelheid een tekst typen.
Je drukt een document af.
Voorraden opvolgen, tekorten vaststellen en bestellingen plaatsen
Je merkt op wanneer je een nieuwe bestelling moet plaatsen en volgt de bestelling consequent op.
Je vraagt offertes en gratis stalen aan bij leveranciers.
Je verzamelt offertes om een goede prijsvergelijking te kunnen maken.
Je gebruikt een rekenblad om te berekenen hoeveel goederen je moet bestellen.
Je vult bestelbonnen in of plaatst bestellingen bij een leverancier.
Uittikken van nota’s en verslagen aan de hand van bijvoorbeeld een dictafoon of geschreven notities
Je noteert tijdens vergaderingen, teamoverleg of andere momenten.
Je werkt met een computer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.
Je gebruikt e-mailsoftware om verslagen en bijlagen door te sturen naar collega’s.
Je kan op een aanvaardbare snelheid een tekst typen.
Ondersteuning bieden aan de dienst boekhouding
Je sorteert handelsdocumenten (offerte, bestelbon, orderbevestiging, leveringsbon/verzendnota) op datum.
Je sorteert aankoopfacturen per soort aankopen (handelsgoederen, diensten en diverse goederen, investeringen).
Je sorteert verkoopfacturen per soort verkopen (verkopen handelsgoederen, facturen met meerdere btw-tarieven, doorgerekende kosten, terugstuurbare verpakking, handelskorting en korting voor contant).
Je plaatst een volgnummer op handelsdocumenten, facturen en creditnota’s.
Je maakt een lijst van alle verkopen zonder factuur aan de hand van de kastickets.
Je stelt een document op ter voorbereiding van het verkoopdagboek op basis van de opgelijste verkopen zonder factuur.
Je sorteert klanten per vervaldag en je onderneemt de juiste actie volgens termijn van achterstal zoals maanbrief opstellen en versturen of telefonisch contact opnemen.
Je controleert handelsdocumenten (offerte, bestelbon, orderbevestiging, leveringsbon/verzendnota) op correctheid (berekening, juist datagebruik of relatie tussen de documenten).
Je controleert facturen op correctheid (berekening, gebruikte btw- tarieven of kortingen).
Je codeert facturen op basis van het MAR (minimum algemeen rekeningenstelsel) door de kernrekening voor de factuur toe te wijzen.
Je drukt een aankoopdagboek af.
Je drukt een verkoopdagboek af.
Je druk een lijst met openstaande handelsvorderingen en -schulden af.
Je drukt financiële dagboeken af en begrijpt wat ze betekenen.
Je klasseert facturen en creditnota’s in mappen.
Je klasseert rekeningafschriften op datum in mappen.
Logistieke ondersteuning
Je bedient een kopieermachine op een correcte manier.
Je gebruikt een scanapparaat op een correcte manier.
Je werkt met een computer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.
Vergaderzalen klaarzetten
Je reserveert en organiseert tijdig de vergaderzaal.
Je voorziet het nodige materiaal en audiovisuele apparatuur en zet deze klaar voor gebruik.
Instaan voor beperkte logistieke ondersteuning van de kantoorinrichting
Je meldt storingen en defecten aan de verantwoordelijke diensten.
Je volgt geplande leveringen van materiaal op en je controleert onderhoudscontracten van kantoormateriaal en het wagenpark op basis van instructies van je verantwoordelijke.
Communicatie
Telefoon aannemen en doorverbinden
Je bedient telefoonapparatuur bijvoorbeeld via een vast toestel of via voice over IP.
Je voert vlot een telefonisch gesprek.
Boodschappen noteren en afspraken maken
Je zoekt telefoonnummers op het internet en via een digitaal telefoonboek.
Je neemt boodschappen aan.
Je zoekt gericht en doeltreffend informatie digitaal op.
Je gaat kritisch om met gevonden informatie.
Je gaat op een veilige manier om met digitale informatie.
Je geeft gevraagde informatie correct door zoals de openingsuren van een onderneming of organisatie of het algemeen e-mailadres om vragen te formuleren aan een onderneming of organisatie.
Goederenbehandeling
Goederen of producten ontvangen en een levering controleren
Je gaat veilig om met gevaarlijke goederen of stoffen.
Je leest locatiecodes in het magazijn.
Je kent, leest en begrijpt veiligheidspictogrammen.
Je kent, leest en begrijpt behandelingslabels.
Je leest en begrijpt vervoerdocumenten zoals CMR (Convention Relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route).
Je tekent vervoerdocumenten voor ontvangst.
Je geeft de nodige documenten door aan de administratie.
Goederen voorbereiden en opslaan
Je pakt binnengekomen goederen uit.
Je sorteert verpakkingsmateriaal correct.
Je sorteert en klasseert goederen volgens afspraken zoals grootte of leverancier.
Je brengt etiketten, labels of markeringen aan.
Orders picken en pakketten of partijen samenstellen
Je controleert de voorraad.
Je plaatst bestellingen.
Je stelt bestellingen en orders van goederen uit het magazijn samen.
Je verzamelt orders.
Je vervoert goederen naar de distributiezone.
Pakketten naar de verzend-, opslag- of productiezone brengen
Je leest locatiecodes in het magazijn.
Je schat het gewicht, volume en zwaartepunt van de pakketten in.
Je pakt goederen in.
Je stapelt goederen.
Je verplaatst voorraden naar een andere locatie in het magazijn en respecteert ergonomische hef- en tiltechnieken.
Je kent het just in time principe (JIT) en past het toe.
Je sorteert goederen.
Je controleert goederen op hoeveelheid en gewicht.
Je verpakt goederen.
Je brengt etiketten, labels en markeringen aan.
Je vult vervoerdocumenten (CMR) in.
Je vervoert goederen naar de laadzone.
Verschillende opslagmethodes gebruiken
Je gebruikt rekken, paletten en containers.
Je plaatst goederen correct in rekken, op paletten en in containers.
Verpakkingstechnieken toepassen
Je pakt goederen in.
Je gebruikt geschikte materialen voor de verpakking zoals wikkelfolie.
Voorraadbeheer
Je meldt voorraadtekorten.
Je volgt voorraadrotatie op.
Je formuleert voorstellen voor een beter voorraadbeheer.
Je telt het aantal aanwezige stuks correct.
Je werkt met een computer om de voorraad bij te houden en wijzigingen te noteren.
Machinegebruik
Een eenvoudige handbediende gebruiken voor het verplaatsen van paletten
Je controleert het transpallet op veiligheid.
Je gebruikt het transpallet op een veilige manier.
Je gebruikt het transpallet op een efficiënte manier.
Codes inscannen van goederen en producten
Je gebruikt een scanapparaat.
Je scant codes correct in.
Je gebruikt een wikkelmachine veilig.
Je gebruikt een wikkelmachine efficiënt.
Administratieve ondersteuning bij logistieke taken
Uittikken van nota’s en verslagen
Je werkt met een computer.
Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.
Je gebruikt kantoorsoftware voor rekenblad.
Je gebruikt een e-mailprogramma om verslagen door te sturen naar collega’s.
Je stelt een lijst op van beschadigde goederen en stuurt hem naar de verantwoordelijke.
Je kan op een aanvaardbare snelheid een tekst typen.
Je schrijft correct in het Nederlands.
Invullen opvolgdocumenten van orders
Je werkt met een computer.
Je leest gegevens van goederen in.
Je registreert ontvangen goederen.
Je controleert geleverde goederen visueel.
Lijst opmaken van defect materiaal
Je meldt beschadigingen aan goederen en verpakkingen aan de leidinggevende.
Je onderneemt stappen om geweigerde goederen terug te sturen naar de afzender bijvoorbeeld door te noteren over welke goederen het gaat en waarom de goederen worden teruggestuurd.
Je geeft de nodige informatie door aan de dienst boekhouding over de retour van goederen.