Vakfiche assessment kantoortechnieken 3 bso

Luisteren

-        Je begrijpt een (telefonische) boodschap en geeft die correct door.

-        Je begrijpt vragen van gasten, bezoekers en klanten en reageert er correct op.

-        Je begrijpt klachten van gasten, bezoekers en klanten.

Lezen

-        Je begrijpt informatie uit geschreven teksten zoals een stagecontract of een zakelijke brief.

-        Je beoordeelt gekregen informatie kritisch.

Schrijven

-        Je noteert (telefonische) boodschappen op een duidelijke manier en geeft ze correct door, bijvoorbeeld aan collega’s.

-        Je noteert klachten en geeft ze op een correcte manier door aan de klachtenbehandelaar.

-        Je noteert afspraken op een correcte manier.

-        Je helpt gasten, bezoekers en klanten bij het invullen van het aanwezigheidsregister.

-        Je schrijft correct Nederlands: je bouwt vlotte zinnen en past de spellingregels correct toe. Je gebruikt de gepaste beleefdheidsformules.

Spreken en gesprekken voeren

-        Je voert vlot (telefonische) gesprekken in het Nederlands.

-        Je antwoordt correct op vragen.

-        Je spreekt Standaardnederlands.

-        Je verzorgt je uitspraak.

-        Je gebruikt de gepaste omgangsvormen en beleefdheidsformules.

E-mailsoftware gebruiken

-        Je kan berichten via elektronische post ontvangen, beantwoorden en doorsturen.

-        Je kan elektronische post verzenden (met bijlagen, aan één of meerdere ontvangers, in CC en BCC).

-        Je kan berichten in mappen klasseren.

-        Je respecteert netiquette.

Met de computer werken

-        Je werkt op een probleemoplossende manier met toepassingsprogramma’s.

o      Je weg vinden in een toepassingsprogramma door efficiënt gebruik te maken van de grafische interface zoals statusbalk, knopinfo, foutmeldingen en taakvensters.

o      De helpfunctie efficiënt gebruiken.

o      Een toepassingsprogramma naar eigen voorkeur instellen.

o      Het geschikte toepassingsprogramma kiezen voor de uit te voeren taak.

-        Je organiseert en structureert gegevens digitaal.

o      Duidelijke indeling en namen gebruiken voor mappen en bestanden om zoeken en ordenen te vereenvoudigen.

o      Bestanden en mappen aanmaken, hernoemen, verplaatsen, kopiëren en wissen.

o      Bestandsformaten zichtbaar maken.

o      De belangrijkste soorten bestandsformaten herkennen.

o      Mappen en bestanden lokaal en via een netwerk archiveren.

o      Bestands- en mapcompressie toepassen.

o      Pdf-bestanden ontwikkelen.

-        Je maakt bewust, veilig en efficiënt gebruik van een computernetwerk.

o      Verschillende componenten van een thuisnetwerk identificeren en kunnen hanteren bij problemen (modem, router, switch, bekabeling, netwerkkaart en draadloze verbinding).

o      (draadloos) connectie maken met een printer en een netwerk.

-        Je zoekt gericht en doeltreffend informatie digitaal op en gaat kritisch om met digitale informatie.

o      Een informatieprobleem omzetten in een goed geformuleerde zoekopdracht.

o      Een zoekopdracht concretiseren met behulp van een trefwoord, woordgroep of geavanceerde zoekopties.

o      Online-informatie kritisch beoordelen rekening houdend met bron, inhoud, ouderdom en relevantie.

o      Een bron vermelden bij gevonden informatie.

-        Je beschikt over een basiskennis in verband met bedrijfsgerichte hard- en software en volgt de evoluties op dat vlak.

o      Beveiliging door middel van wachtwoorden instellen.

o      Voorbeelden van goede wachtwoorden herkennen.

o      Maatregelen om een netwerk te beveiligen toelichten (antivirussoftware en firewall).

o      Een back-up uitvoeren.

o      Verschillende types malware herkennen en er gepast mee omgaan (virus, worm, Trojaans paard, spyware, adware).

o      Verschillende gevaren herkennen en er gepast mee omgaan (hoax, spam, phishing).

o      De belangrijkste onderdelen in een systeemeenheid aanduiden en de functie ervan verduidelijken (moederbord, processor, koeling, intern en extern geheugen, voeding, uitbreidingsslots, poorten, grafische kaart, netwerkkaart, connectoren, batterij).

o      De belangrijkste randapparaten en hun functies toelichten.

o      Een aantal advertenties van computerconfiguraties vergelijken en een keuze voor een bepaalde computerconfiguratie verduidelijken.

Kantoorsoftware voor tekstverwerking gebruiken

-        Je voert op een efficiënte manier basishandelingen uit:

o      tekenopmaak,

o      zoeken en vervangen,

o      spelling- en grammaticacontrole,

o      autocorrectie, synoniemenlijst en woordenlijst,

o      afdrukken,

o      exporteren van gegevens naar pdf.

-        Je structureert en maakt een document efficiënt op door gebruik van alinea- en pagina-opmaak:

o      uitlijnen, inspringen, regel- en alinea-afstand, alinea’s bijeenhouden, zwevende regels voorkomen,

o      opsomming en nummering,

o      tabs, secties, kop- en voettekst.

-        Je realiseert een consistente opmaak in een document door gebruik van stijlen en sjablonen.

-        Je gebruikt tabellen, kolommen en objecten (afbeeldingen, hyperlinks, films, foto’s, geluiden, grafieken) doeltreffend:

o      tabel invoegen en opmaken (uitlijning, randen en arcering, gestreepte rijen, stijl toepassen),

o      samenvoegen en splitsen van cellen,

o      tabel converteren naar tekst,

o      geneste tabel maken.

-        Je ontwerpt op professionele manier een zakelijk rapport:

o      automatische inhoudsopgave,

o      indexen,

o      voet- en eindnoten.

-        Je integreert gegevens uit andere toepassingsprogramma’s:

o      het maken van een brief, mailing of etiketten met een adressenlijst uit een databank of rekenblad.

-        Je werkt met meerdere mensen aan één document:

o      opmerkingen invoegen en verwijderen,

o      reviseren: wijzigingen bijhouden, opmaken en behandelen.

Kantoorsoftware voor rekenblad gebruiken

-        Je voert op efficiënte manier basishandelingen uit in een rekenblad:

o      celinhoud, celopmaak, getalnotatie, invoegen van rijen en kolommen, kopiëren en verplaatsen,

o      verbergen en terug zichtbaar maken van rijen en kolommen,

o      gegevens doelgericht doorvoeren met de vulgreep of via de functie 'doorvoeren’ in de werkbalk,

o      gegevens sorteren met verschillende opties zoals meerdere niveaus, sorteervolgorde, richting,

o      bepaalde rijen en/of kolommen zichtbaar houden bij het schuiven in een werkblad,

o      meerdere werkbladen tegelijk bekijken,

o      voorwaardelijke opmaak toepassen,

o      naam geven aan een cel of een bereik.

-        Je gebruikt de gepaste formules.

o      Een formule opstellen met gebruik van absolute, relatieve en gemengde adressering.

o      Wiskundige, logische en statistische functies toepassen (SOM, GEMIDDELDE, AANTAL, MINIMUM, MAXIMUM, ALS, AANTALARG, EN, OF, AFRONDEN).

o      Datum- en tijdfuncties doelgericht toepassen (dag, maand, jaar, uur).

o      Eenvoudige tekstfuncties doelgericht toepassen (de beginletter van de woorden of tekst in hoofdletter zetten, tekst in kleine letters zetten, aantal tekens tellen, overbodige spaties wissen).

o      Formules met geneste functies invoeren.

o      Gegevens opzoeken in een rekenblad met behulp van verticaal en horizontaal zoeken.

-        Je stelt gegevens overzichtelijk voor in een grafiek.

o      Bepalen welke gegevens te selecteren.

o      Grafieken maken met verschillende grafiektypes.

o      Grafieken en grafiekonderdelen aanpassen en opmaken.

-        Je drukt een rekenblad correct af.

o      Pagina-instellingen gebruiken zoals afdrukstand, marges, kop- en voettekst, paginanummering en titels.

o      Afdrukbereik bepalen.

o      Exporteren van gegevens naar een pdf.

Kantoorsoftware voor gegevensbeheer gebruiken

-        Je ontwerpt en bevraagt op een efficiënte manier een databank.

o      Een tabel maken en voor de velden de bijhorende gegevenstypes correct instellen.

o      Doelgericht instellen van veldeigenschappen (veldlengte, notatie, aantal decimalen, bijschrift, standaardwaarde, validatieregel en tekst, vereist).

o      Een veld instellen als een primaire sleutel.

o      Gegevens invoeren, opslaan, raadplegen, wijzigen en verwijderen in een tabel.

o      Gegevens zoeken, sorteren en filteren in een tabel.

o      Een doeltreffende selectiequery maken op basis van criteria met behulp van vergelijkings- en logische operatoren.

-        Je legt op een correcte manier relaties tussen tabellen.

-        Je maakt op een efficiënte manier gebruik van formulieren en rapporten binnen een databank.

o      Formulieren ontwerpen (kolomvorm en tabelvorm) en aanpassen.

o      Gebruik maken van verschillende besturingselementen zoals tekstvak, keuzelijst en knop.

o      Records toevoegen, wijzigen en verwijderen door middel van een formulier.

o      Rapporten maken en aanpassen.

o      Etiketten maken.

o      Pagina- en afdrukinstellingen toepassen.

Kantoorsoftware voor presentaties gebruiken

-        Je ontwerpt efficiënte presentaties volgens het KISS-principe (Keep It Short and Simple), rekening houdend met inhoud, kleurgebruik, vorm en publiek.

-        Je gebruikt op een efficiënte manier multimedia en objecten in een presentatie (afbeeldingen, hyperlinks, films, foto’s, geluiden, grafieken).

-        Je bewaart en drukt presentaties af op een juiste manier

-        Je licht je presentatie mondeling toe.

Documenten ontwikkelen met een DTP-pakket (desktoppublishing)

-        Je ontwerpt bijvoorbeeld een uitnodiging, flyer en naamkaartjes.

De (elektronische) agenda beheren

De (elektronische) agenda beheren

-        Je kan in een bestaande (elektronische) agenda afspraken invoeren, wijzigen en annuleren.

-        Je houdt rekening met praktische overwegingen zoals verplaatsingen en maaltijden.

Binnengekomen post sorteren, verdelen, beantwoorden en doorsturen

Uitgaande post voorbereiden, sorteren en versturen

-        Je gebruikt e-mailsoftware.

-        Je kan de inkomende post:

o   ontvangen,

o   voorsorteren,

o   openen,

o   registeren,

o   sorteren,

o   verdelen.

-        Je kan de uitgaande post:

o   adresseren,

o   sorteren,

o   registeren,

o   vouwen,

o   sluiten,

o   frankeren,

o   verzenden via gewone verzending, luchtpost, (internationale) aangetekende zending, koerierdiensten.

Documenten ontvangen, controleren en digitaal verwerken

-        Je geeft een volgnummer aan documenten zodat je ze eenvoudig kan klasseren (alfabetisch, numeriek, chronologisch, alfanumeriek, geografisch, decimaal).

-        Je noteert regelmatig tijdens vergaderingen, teamoverleg of andere momenten.

-        Je werkt met een computer.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor gegevensbeheer.

-        Je kan op een aanvaardbare snelheid een tekst typen.

-        Je kan juridische documenten correct invullen.

o   Je kan een blanco arbeidsovereenkomst invullen.

o   Je kan een blanco (handels)huurovereenkomst invullen.

-        Je kan informatie afleiden uit juridische documenten of teksten (bijvoorbeeld een brochure).

o   Je kan gegevens afleiden uit het arbeidsreglement.

o   Je kan gegevens afleiden uit een arbeidsovereenkomst van een werknemer.

o   Je kan gegevens afleiden uit een (handels)huurovereenkomst.

o   Je kan gegevens afleiden uit een verzekeringspolis.

o   Je kan gegevens afleiden uit een loonfiche.

-        Je kan een eenvoudig juridisch probleem oplossen op basis van juridische documenten of teksten (bijvoorbeeld een brochure).

o   Je kan een vraag omtrent de (handels)huur oplossen met behulp van de (handels)huurovereenkomst.

o   Je kan een vraag omtrent een schadegeval oplossen met behulp van de verzekeringspolis.

o   Je kan een vraag omtrent een personeelsaangelegenheid oplossen met behulp van het arbeidsreglement en/of de arbeidsovereenkomst.

Documenten indexeren, klasseren en archiveren

-        Je kan verschillende klasseermethoden toepassen (alfabetisch, numeriek, chronologisch, alfanumeriek, geografisch, decimaal).

-        Je gebruikt klasseer- en archiveringsmaterialen.

Gegevens raadplegen, invoeren in een computer en bijwerken

-        Je werkt met een computer.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor rekenblad.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor gegevensbeheer.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor presentaties.

-        Je kan met een aanvaardbare snelheid een tekst typen.

-        Je drukt een document af.

Voorraden opvolgen, tekorten vaststellen en bestellingen plaatsen

-        Je merkt op wanneer je een nieuwe bestelling moet plaatsen en volgt de bestelling consequent op.

-        Je vraagt offertes en gratis stalen aan bij leveranciers.

-        Je verzamelt offertes om een goede prijsvergelijking te kunnen maken.

-        Je gebruikt een rekenblad om te berekenen hoeveel goederen je moet bestellen.

-        Je vult bestelbonnen in of plaatst bestellingen bij een leverancier.

Uittikken van nota’s en verslagen aan de hand van bijvoorbeeld een dictafoon of geschreven notities

-       Je noteert tijdens vergaderingen, teamoverleg of andere momenten.

-        Je werkt met een computer.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.

-        Je gebruikt e-mailsoftware om verslagen en bijlagen door te sturen naar collega’s.

-        Je kan met een aanvaardbare snelheid een tekst typen.

Ondersteuning bieden aan de dienst boekhouding

-        Je sorteert handelsdocumenten (offerte, bestelbon, orderbevestiging, leveringsbon/verzendnota) op datum.

-        Je sorteert aankoopfacturen per soort aankopen (handelsgoederen, diensten en diverse goederen, investeringen).

-        Je sorteert verkoopfacturen per soort verkopen (verkopen handelsgoederen, facturen met meerdere btw-tarieven, doorgerekende kosten, terugstuurbare verpakking, handelskorting en korting voor contant).

-        Je plaatst een volgnummer op handelsdocumenten, facturen en creditnota’s.

-        Je maakt een lijst van alle verkopen zonder factuur aan de hand van de kastickets.

-        Je stelt een document op ter voorbereiding van het verkoopdagboek op basis van de opgelijste verkopen zonder factuur.

-        Je sorteert klanten per vervaldag en onderneemt de juiste actie volgens termijn van achterstal zoals  maanbrief opstellen en versturen of telefonisch contact opnemen.

-        Je controleert handelsdocumenten (offerte, bestelbon, orderbevestiging, leveringsbon/verzendnota) op correctheid (berekening, juist datagebruik, relatie tussen de documenten).

-        Je controleert facturen op correctheid (berekening, gebruikte btw- tarieven, kortingen).

-        Je codeert facturen op basis van het MAR (minimum algemeen rekeningenstelsel) door de kernrekening voor de factuur toe te wijzen.

-        Je drukt een aankoopdagboek af.

-        Je drukt een verkoopdagboek af.

-        Je drukt een lijst met openstaande handelsvorderingen en -schulden af.

-        Je drukt financiële dagboeken af en begrijpt wat ze betekenen.

-        Je klasseert facturen en creditnota’s in mappen.

-        Je klasseert rekeningafschriften op datum in mappen.

Kopies nemen

-        Je bedient een kopieermachine op een correcte manier.

Documenten inscannen

-        Je gebruikt een scanapparaat op een correcte manier.

Etiketten maken

-        Je werkt met een computer.

-        Je gebruikt kantoorsoftware voor tekstverwerking.

Vergaderzalen klaarzetten

-        Je reserveert en organiseert tijdig de vergaderzaal.

-        Je voorziet het nodige materiaal en audiovisuele apparatuur en zet deze klaar voor gebruik.

Instaan voor beperkte logistieke ondersteuning van de kantoorinrichting

-        Je meldt storingen en defecten aan de verantwoordelijke diensten.

-        Je volgt geplande leveringen van materiaal op en je controleert onderhoudscontracten van kantoormateriaal en het wagenpark op basis van instructies van de verantwoordelijke.

Telefoon aannemen en doorverbinden

-        Je bedient telefoonapparatuur bijvoorbeeld via een vast toestel of via voice over IP.

-        Je voert vlot een telefonisch gesprek.

Boodschappen noteren en afspraken maken

-        Je zoekt telefoonnummers op het internet en via een digitaal telefoonboek.

-        Je neemt boodschappen aan.

Informatie geven

-        Je zoekt gericht en doeltreffend informatie digitaal op.

-        Je gaat kritisch om met gevonden informatie.

-        Je gaat op een veilige manier om met digitale informatie.

-        Je geeft gevraagde informatie correct door zoals de openingsuren van en onderneming of organisatie of het algemeen e-mailadres om vragen te formuleren aan de onderneming of organisatie.